Резать или вкладывать: что автоматизировать, когда денег нет

Когда денег в компании начинает не хватать (такое особенно часто бывает в кризисные времена, когда денег не хватает у всех , рынок падает и палки в песке перестают цвести) обычно бывает два пути. Путь первый (он же путь финансиста): режем все, что не приносит выручку прямо сейчас. Путь второй (он же продуктовый): кризис — время возможностей, надо вкладываться в инновации и быстрее всех выходить в рост, поджимать рынок под себя, пока все сокращают расходы (такой путь встречается гораздо реже, поскольку адептам такого пути обычно нечего ответить на вопрос «Чем вкладываться?) Денег то нет))0)»).

Я думаю, что оба неправы. Точнее, каждый прав ровно наполовину, и именно эта половина решает, выйдет ли компания из кризиса сильнее или просто выйдет.

В эпоху ИИ агентов и ботов мне, как человеку, занимащемуся автоматизацией бизнесов, выгодно сказать «автоматизируйте все и вся на последние деньги». Не скажу. В этой статье я попробую рассказать о фильтре, по которому я сам для себя решаю, браться ли за проект в плохие времена.

Что говорят данные: побеждают не те, кто режет, и не те, кто тратит

Лучше всех из рецессий выходят компании, которые одновременно сокращают неэффективное и инвестируют в операционную эффективность (неожиданно, согласен). Это вывод исследования «Roaring Out of Recession», в нем разобрали около 4 700 публичных компаний на трёх рецессиях — 1980, 1990 и 2000 годов.

Рассмотрим исследование поближе. Картина неутешительная. Около 17% компаний не пережили спад: банкротство, поглощение или уход с биржи. Большинство выжило, но за три года после кризиса так и не вернулось к докризисным темпам роста. И только около 9% вышли сильнее, чем были, обогнав конкурентов минимум на 10% по росту выручки и прибыли.

Авторы разделили компании по стратегии и посчитали, у кого больше шансов вырваться вперед после кризиса:

Ключевая деталь — как именно сокращали прогрессивные компании. Они экономили в первую очередь за счет операционной эффективности и только во вторую — за счет людей. Автоматизация попадает ровно в эту зону: это одновременно сокращение затрат на операционку и инвестиция в будущее компании.

Стоит сказать, что данные американские и достаточно старые, российский кризис устроен иначе. Но ключевая мысль «не путать сокращение жира с ампутацией мышц» переносится без потерь.

Почему в кризис автоматизация окупается быстрее, а не медленнее

В кризис ручной процесс дорожает, даже если зарплаты не растут. В сытые времена его терпят: нагрузка выросла — наняли еще одного человека, даже если он на самом деле не нужен. В кризис найм заморожен, кредиты дорогие, а объем работы никуда не делся. Каждый час, который сотрудник тратит на копипаст между системами, теперь отнимается у работы, приносящей деньги — так было всегда, но почувствовали мы только тогда, когда стало тонко.

Условный пример. Пять менеджеров тратят по 2 часа в день на сверку заявок между CRM и учётной системой. Час работы с налогами стоит компании 1 000 ₽. Это 2 × 5 × 21 × 1 000 = 210 000 ₽ в месяц. Автоматизация сверки стоит 600 000 ₽ и 20 000 ₽ в месяц на поддержку. Окупаемость — около 3,2 месяца, дальше чистая экономия.

Важно, что знаменатель в кризис растет: освободившиеся часы уходят не в пустоту, а закрывают работу, под которую раньше наняли бы человека. Поэтому короткий проект автоматизации в кризис выгоднее, чем в период роста. А длинный — опаснее, важно понять это и не перепутать. Как это сделать пишу ниже

Кризисный фильтр: пять вопросов до того, как побежать резать косты автоматизацией

Проект автоматизации стоит запускать в кризис, только если он проходит все пять проверок. Не прошёл хотя бы одну — откладываем или режем скоуп, пока не пройдет. Проскочить на авось не пытаемся — окажемся в когорте атакующих и сгорим.

1. Окупается за 6 месяцев или быстрее. В кризис горизонт планирования сжимается. Проект с окупаемостью в два года может не дожить до финала, потратив леньги компании.

2. Процесс уже работает руками и стабилен. Автоматизировать можно только то, что люди сейчас делают одинаково каждый раз. Если каждый менеджер делает по-своему, сначала наведите порядок — может быть это уже достаточно ускоирт процесс, а автоматизируете его уже потом, в «жирные» времена.

3. Эффект измерим в часах или рублях до старта. Станет удобнее не эффект. Минус 40 часов в неделю у бухгалтерии — вот это эффект. Если до старта нельзя назвать цифру, после запуска ее тоже никто не назовет. Это не только про то, что вы не почувствуете результат на кончиках пальцев — результата может просто не быть или он будет недостаточным.

4. Проект можно остановить на полпути без потерь. Хороший кризисный проект режется на этапы, каждый из которых приносит пользу сам по себе. Если ценность появляется только после последнего этапа — это ставка ва-банк, которая может и не выгореть — ведь деньги могут кончиться когда угодно.

5. Узкое место, а не витрина. Автоматизируйте то, что тормозит деньги: обработку заявок, выставление счетов, согласования. Красивый дашборд для руководства подождет до лучших времен (этот фильтр, кстати, надо применять всегда, не только в кризис, но в тяжелый для компании период он критически необходим).

Когда автоматизировать не надо

• Проблема в спросе, а не в процессах. Если продажи упали, потому что клиенты не покупают, автоматизация бэк-офиса ничего не изменит. Она ускорит обработку заявок, которых нет пам пам пам.

• «Цифровая трансформация» на год вперед. Большая ERP-миграция или единая платформа для всего в кризис это главный кандидат на заморозку на середине. Лучше три маленьких проекта по три месяца, чем один на девять.

• Процесс меняется прямо сейчас. Компания перестраивает отдел продаж, меняет поставщиков или модель работы. Автоматизировать то, что через квартал будет устроено иначе все равно что платить дважды и трижды.

• Нет владельца процесса. Если внутри компании нет человека, который отвечает за результат и будет пользоваться системой, система умрет через месяц после сдачи не дав никакого положительного эффекта.

• Экономия меньше стоимости поддержки. Процесс, который занимает два часа в месяц, дешевле оставить руками)) Сэкономите несколько тысяч рублей в месяц, потратите несколько сотен тысяч

Чек-лист и вывод

Резать или вкладывать — ложный выбор. Режьте то, что не работает, и вкладывайте в то, что окупится быстро. Перед стартом любого проекта автоматизации пройдитесь по списку:

• Окупаемость до 6 месяцев по честному расчету

• Процесс уже делают руками, одинаково и каждый день

• Эффект назван в часах или рублях

• Проект разбит на этапы, каждый этап полезен сам по себе

• Данный процесс — узкое место, которое тормозит деньги

• Есть владелец процесса внутри компании

• Процесс не будет перестроен в ближайший квартал

А у вас в компании сейчас что побеждает — ножницы или инвестиции? Расскажите в комментариях, какой процесс вы бы автоматизировали первым.