Как мы изучали проектный менеджмент в горах

— Чуваки, предлагаю изучить методологию управления проектами, описанную в PMBOK, а также облачные инструменты УП на реальном проекте, в котором вам придётся рискнуть своим здоровьем, семейными отношениями и сроками своих рабочих проектов, — сказал я.

Решились четверо (Саша, Коля, Юра и Ира) и мы начали.

Kickoff Meeting

В комнате сидели люди, за плечами у которых множество реализованных проектов в различных отраслях – банковской, строительной, логистической, производственной, консалтинговой, ИТ-шной. Более того, двое из них имели сертификат PMP, а один готовился к сертификации.

Для начала вспомнили теорию управления проектами. Нашли презу тренинга по PMBOK, назначили докладчиком Сашу, который как раз и готовился к сдаче PMP. У него самые свежие воспоминания, да и полезно перед экзаменом не только читать, но и пересказывать то, что читаешь. Слушали, дополняли, задавали вопросы и наперебой друг-другу отвечали.

Отлично! Теорию освежили.

Теперь внимание! Цель проекта – подняться на один из двухтысячников Украинских Карпат. Пауза… Никто не «спрыгнул»? Нет, все ещё здесь! Тогда у нас есть 4 варианта: Говерла (2061 метр), Бребенескул (2035 метр; а рядом находятся ещё два 2-тысячника пониже — Гутин Томнатик и Ребра), Поп Иван Черногорский (2021 метра), Петрос (2020 метра). После микродискуссии единогласно выбрали Петрос.

Нас всего пять человек, поэтому будем делать 5 документов: Устав проекта, Иерархическую Структуру Работ (WBS), Расписание проекта, План управления закупками и План управления коммуникациями. Каждый ответственен за один документ, но предварительную проработку делаем вместе.

Организовали общую папку на Google Drive. Забросили туда нужные нам шаблоны ОСУП.Комплекта и начали проработку. Первый документ – Устав проекта. Проект назвали «Петрос Йо-Хо-Хо» и стали заполнять по разделам:

1. Обоснование проекта
   • Желание получить и усовершенствовать навыки управления проектами на практике;
   • Получение удовольствия от здорового и активного образа жизни.
2. Измеримые цели проекта и соответствующие критерии успеха
   • Забраться на Петрос (высота 2020 м). Критерий — фото отметки высоты или фото с GPS-координатами и показателем высоты.
   • Найти крокусы, в случае, если они будут по дороге (± 300м в радиусе маршрута). Критерий — фото крокусов с одним из участников проекта.
   • Видео клип по результатам похода. Критерий – видео-клип длительностью 3-5 мин.
   • Финализированная документация по проекту. Критерий — документы, проекта собраны в формате PDF и утверждены с помощью электронной почты всеми участниками проекта.
   • Сдать экзамен по Интеграции проекта на www.pmdoc.ru. Критерий — 61% правильных ответов.
   • Воздать хвалу богам проектного менеджмента, скушав барана запивая вином. Критерий — остатки от барана + пустые бокалы.
3. Высокоуровневые требования
   • Вернуться домой здоровым и счастливым;
   • Провести экспедицию в нерабочее время;
   • Использовать облачные решения в качестве инструментов.
4. Допущения проекта
   • Исходим из того, что в горах будет снег.
5. Ограничения проекта
   • Общий бюджет не должен превышать 1500 грн. на 1 участника без учёта приобретения личного снаряжения.
   • Восхождение на выбранную гору должно быть выполнено в субботу.
   • Загрузка участников по работе и дому.
6. Высокоуровневые риски
   • Погодные условия, которые не позволят совершить восхождение.
   • Домашние, семейные и рабочие заботы, которые не позволят участвовать в экспедиции.
   • Состояние здоровья участников, не позволяющее совершать восхождение.
7. Статьи расходов бюджета
   • Транспорт
   • Питание
   • Проживание
   • Экипировка
8. Требования к одобрению проекта. Проект считается успешным если:
   • Команда достигла указанные в Уставе проекта цели;
   • Команда на словах подтвердила успешность проекта.

Второй документ — Иерархическая Структура Работ (WBS). Собственно вот он весь:

Третий документ – Расписание проекта. Чтоб не парить себе мозг и не терять время на организацию серверного MS Project, взяли уже хорошо зарекомендовавшую себя облачную систему управления проектами Smartsheet Project Management. Удобный интерфейс, командная работа, подключение из любой точки земного шара, инсталить ничего не нужно – всё через браузер. Все получили доступ. Коля получил роль администратора проекта, сразу перенёс в график WBS-структуру и начал его наполнять. Поскольку постоянно появлялись идеи о том, что нужно успеть сделать до восхождения, то и график наполнялся в течении всего Kickoff Meeting-а.

Оставшиеся два документа План управления закупками и План управления коммуникациями только обсудили. Наполнять не стали. За «закупки» назначили ответственным Юру, а за «коммуникации» — меня.

Но самое главное – так увлеклись, что через сайт УкрЗализныци, не выходя из кабинета, купили билеты в Ивано-Франковск и обратно. Юра едет из Одессы, остальные – из Киева. В общем, плодотворно поработали и с отличным настроением и предвкушением интересного проекта и восхождения разошлись.

Подготовка

Саша организовал группу в Skype, чтоб можно было проводить видеоконференции. Приглашения на конфсвязь рассылалось через Google Calendar. Раз в 3-4 дня мы вечерами коннектились на полчаса и фиксировали прогресс проработки проекта. Если кто-то тормозил подготовку – получал e-пинок.

Между конф-колами мы планомерно, в свободное от безделья время, выполняли задачи проекта, отмечали в Smartsheet выполнение, обновляли документы на Google Drive, подбирали недостающее снаряжение, искали контакты трансфера Ивано-Франковск – Квасы и ночлега, занималась закупками, находили информацию о КСС, лесничествах, транспорте, стыковках. Готовились, то-бишь, всячески.

План управления закупками, описанный в PMBOK нам совсем не подошёл. Заменили таблицей Excel.

И так шатко-валко добрались до первой важнейшей вехи проекта — Go/No-Go Decision. Это точка принятия решения продолжать ли проект дальше или приостановить его выполнение, а может вообще отказаться от проекта и прекратить его исполнение.

Go/No-Go Decision

С психологической точки зрения, это самый кульминационный момент проекта. Поскольку даже сдача результатов проекта не вызывает столько эмоций, сколько принятие на себя ответственности за решение двигаться или не двигаться дальше, когда от этого решения зависят жизни или здоровье людей.

Вот как раз такой момент и наступил в нашем проекте. Кто ж знал, что в день весеннего равноденствия 22 марта 2013 года большую часть Украины накроют снегопады с ураганным ветром. По данным Укргидрометцентра, за три дня (22-24 марта) в Киеве выпало 60 мм осадков, в северных областях Украины около 55 мм, в западных 35 мм — подобного не было за всю 132-летнюю историю метеонаблюдений.

Сработал классический риск – очень опасный и теоретически невероятный. Повезло же участникам нашего тренинга! Попасть в такую ситуацию в учебном проекте – большая удача и невероятный опыт.

Есть в управлении проектами одна из важнейших рекомендаций при идентификации рисков: запрет критики идей. Это делается для того, чтоб даже маловероятные и фантастические риски нашли своё достойное место в Реестре рисков. Вот мы и говорили о самых разнообразных рисках, но никто из нас и предположить не мог, что риски вырастут до уровня, который не позволит нам удовлетворить самое главное требование Устава нашего проекта — «Вернуться домой здоровыми и счастливыми». По данным контрольно-спасательной службы Карпат — горы Петрос и Говерла закрыты. В горах очень много снега, лавиноопасно, плюс идёт потепление. Пойти конечно можно, но под свой личный страх и риск. При этом нужно предупредить спасателей по телефону, но не попадаться им на глаза, иначе завернут обратно.

В итоге, нужно было определиться, за счёт какого из ограничений мы нивелируем данное рисковое событие. Согласно PMBOK, в управление проектами входит уравновешивание следующих конкурирующих ограничений проекта:

• содержание;
• качество;
• расписание;
• бюджет;
• ресурсы;
• риски.

Соответственно мы могли:

1. Изменить содержание проекта и подняться на менее высокую и более тёплую вершину. Например, гору Чатыр-Даг в Крыму (1527 м).
2. Ухудшить качество проекта. Например, добраться до с. Квасы, но на Петрос не подниматься. Баранчика и вино можно съесть и выпить без подъёма.
3. Изменить расписание проекта и совершить восхождение в мае или июне.
4. Изменить бюджет проекта и добраться до вершины другим способом, например, на вертолёте.
5. Добрать ещё ресурсов, чтоб хоть кто-то вернулся живым (:

Большинством голосов выбрали первый вариант.

Ну, что ж? Едем в Крым! А недостающие 500 метров в высоте Чатыр-Дага компенсируем летом подъёмом на болгарскую Мусалу. Высота этой горы 2925 метров, а это на 425 метров выше чем нам требуется для второй вершины.

Правда, во время этого Go/No-Go Decision мы всё же потеряли двух бойцов. Юра под предлогом отсутствия билетов из Одессы в Симферополь, нивелировал возмущение жены его «праздным» изучением проектного менеджмента, и отказался от поездки. Коля, в мировосприятии которого есть доля здорового фатализма, забил на экспедицию, сославшись на отсутствие денег для доплаты за билеты.

И вот, малой группой в три человека, мы выдвинулись.

Экспедиция

12 апреля собирались вяло-расхлябано. Когда до выхода из квартиры оставалось 15 минут я вспомнил, что закачал на работе карты для навигатора, но ноут оставил в офисе. Пришлось срочно раскочегаривать Торрент и качать их дома, через USB медленно записывать на гаджет, в результате чего мы взмыленные побежали на метро. По пути я вспомнил, что ещё и распечатал карты и добросовестно забыл их дома. Но если за ними вернуться, то на поезд опоздаем точно. Ну-ну — без карты в горы — проектные менеджеры, бля…

Так тихонечко матерясь мы ехали в метро, а потом бежали на поезд. Я позвонил Саше, который давно топтался у вагона (билеты-то у нас) и нервно грыз ногти, уточнил с какой стороны наш вагон. В итоге побежали в другую сторону — коммуникации, бля…

За пять минут до отправления поезда мы взмыленные вбежали в вагон, честно рассказывая Сане, что мы так никогда не делаем, что готовимся ко всему заранее и вообще мы очень пунктуальные люди!

И покатили мы в Крым!

Саня спал всю ночь в соседнем купе в компании с большими пузатыми дядьками. Они его пытались напоить, но Саша отмазался, застелив случайно не свою постель и уступив её одному из пузанов. После этого они от него отстали. Но храпели ночью знатно!
Утро выдалось солнечное, радостное. Ира встала с полки купе и говорит:
— Ой, у меня вот тут рука болела всю ночь, — показывая на запястье, а я:
— А у меня как раз там же болела нога. Так что дойдём!

В Симферополь мы приехали в начале одиннадцатого. Сначала забежали в магазин «Вертикаль» — купить карту и отметиться у КСС. Карту купили, отметиться не удалось, т.к. необходимо заранее с ними списаться, а потом уже в магазине отмечаться — бред! Но зато купили чудо-кружку JetBoil!

Уселись в маршрутку и поехали в сторону перевала — к туристической станции (т/с) Сосновка — там был старт нашего восхождения.

Эх, как все же хорошо, что мы поменяли билеты и вместо Карпат поехали в Крым. Солнышко, птички, цветочки — красота! А погодёнка на Говерле в те дни — снег, дождь, туман — короче кака!

Стартанув у т/с Сосновка около 12:00 мы поднялись на нижнее плато Чатыр-Дага к двум часам дня. Никуда не спешили, ползли сквозь тучу, встретились с местными туриками, которые бродили по окрестностям, собирали мусор и дикий чеснок. Мы тоже чеснока с удовольствием набрали — витамины, да ещё и натурально выросшие!

В начале третьего мы были на т/с Точка. Захотелось есть (чеснок манил), поэтому выпили по кружке растворимого супа с чесноком, закусив бутербродами с паштетом и запивая всё это чайком. Я поднял железную чашку, а к ней прилипла салфетка и висит.
— Ха! Видели, как я могу! Шаман! Мне даже гравитация ни почём!
Саша поднимает свою чашку со стола, а у него ничего под чашкой небыло, и, соответственно, ничего не прилипло:
— А у меня ничего нет…
— А ты чё, стол хотел поднять?

Пожрали, поржали и пошли селиться в выделенную нам комнату (по 75 грн с человека), бросили в ней вещи и пошли покорять верхний Чатыр-Даг.

По всему плато растут весенние цветы. В целях проекта значилась маленькая подцель — найти крокусы и сфотографировать их. Но было много сон-травы, а вот крокусы Ира нашла уже на верхнем плато Чатыр-Дага — мелкие, чахлые и подмёрзшие.

Тучки сбежали вниз в долину и ласковое весеннее солнышко радовало нас в течении всего подъема — даже попотели изрядно. Часам к пяти мы поднялись на первую вершинку — Ангар-Бурун. С неё открылись красивые виды на Северную и Южную Димержи, горы плыли над облаками, покрывшими дно Алуштинской долины.

Немного отдохнув мы отправились в сторону г. Эклизи-Бурун — собственно это и есть высшая точка массива Чатыр-Даг — 1527 м. Саша решил в походе не курить, поэтому его молодой паразитирующий организм всё время хотел жрать, что он активно и делал.

К шести часам вечера мы взобрались на вершину, что засвидетельствовали на фото.

Эх, такой чудесный закат был в тот вечер, не хотелось уходить вниз. А надо, причём срочно — до лагеря 4 км, а мы ещё на самом верху.

В общем поскакали мы вниз, и солнце тоже покатилось за горизонт, причём явно быстрее нас…

Часа два мы шли в сумерках по тропе, которую с каждой минутой становилось все хуже и хуже видно. Тем более мы пошли по другому пути, нежели поднимались. Благодаря тому, что я в последний момент записал на навигатор карту, мы следили за отклонением нашего маршрута.

Было стрёмно заходить в лесистые овраги, куда вела тропа. Но страха не было, потому что сзади отличный ориентир — каменюка Чатыр-Дага, чернеющая на фоне звёздного неба, а спереди видна долина, которую освещал ночной Симферополь. Значит справа наш лагерь.
Короче кое-как мы дочапали до приюта — Иру почти не несли ноги… Нары с матрасом и подушкой, доставили в тот вечер неизгладимые впечатления!

Ещё поднимаясь на Чатыр-Даг мы думали, что утром подорвёмся пораньше и пойдём снимать рассвет. Ага! Мы так выдохлись блуждая по ночному плато, кустам и оврагам, что утром дрыхли до восьми часов. Какой рассвет? Нам заката с лихвой хватило!

Позавтракав мы отправились в сторону Мраморной пещеры — решили поглядеть на это чудо природы и спускаться вниз к трассе, чтобы успеть на поезд.

Чтобы посетить Чудо природы, пришлось подождать ещё парочку желающих в нём побывать, потом слушать специфический юмор гида, заплатить по 90 грн за просмотр и прослушивание. Саша за эти деньги ещё умудрился ощупать и по обниматься с каждым сталактитом и сталагмитом…

Вынырнув из недр земли и надышавшись озоном мы отправились по тропинке, петлявшей вдоль линий электропередач в село Мраморное. Но что-то эта тропа не понравилась мне с Сашей, и мы свернули на соседнюю колею, проделанную джипами, в надежде на то, что она быстрее приведёт нас к трассе. Хорошо, что проектный менеджмент рулит! И мы заложились на contingency reserves — было время в запасе!!!
Колея вела-вела, а потом как-то резко закончилась. Мы сначала упёрлись в балку и непроходимый кустарник. Потом вернулись и решили обойти кусты траверсом по соседней горке. Но обойти кусты, это же не значит подняться на эту гору!!! Я люблю залезть в такие ебеня, что потом дух захватывает, когда из них вылезешь или с них спускаешься…

Короче все за мной полезли, а потом одумались и все же шли траверсом по сыпухе, но ниже чем я — ведь всё равно придётся как-то катиться вниз — тропы не было! Так с матюками, прибаутками и спотыкашками мы обогнули балку с лесом и увидели внизу какое-то куполообразное строение, а от него вьющуюся вдоль скал дорогу. Ура! Скоро закончится этот ужас с трясущимися коленями и жопой, норовящей свалиться в ущелье!

Куполообразным строением оказался охраняемый объект – выход из скалы подземной реки. Чистейший поток питьевой воды просто вырывается из недр земли.

Мужики как горные козлы поскакали вперёд и обрушились на охрану объекта из неоткуда. Охрана удивилась, потянулась к оружию, сказала что здесь санитарная зона и находиться посторонним здесь запрещено. Ах, санитарная! Вот вам!

Я всю дорогу вниз собирал пластиковые бутылки, разбросанные ебланами.
— Вот, чуваки, я, как настоящих эколог, собрал мусор с горы над рекой.

Чуваки достали мешок, перегрузили бутылки из моего рюкзака в мешок и рассказали, как миновать следующий пост, который ещё круче охраняется. Объяснили где свернуть, чтобы перейти речку и идти уже по неохраняемой территории.

А Ира всё плелась где-то сзади, силы её покидали. Практически добравшись до куполообразного строения она увидела, что мы уже вовсю тусим с охраной, а она тупо не могла слезть с последнего камня. Он был скользкий, ноги съезжали, и уже не было сил держаться. Короче Ира заорала во всю глотку. Я прибежал, но опоздал — она под силой гравитации как-то сползла с этой каменюки, сказала, что видеть меня не желает, размазала по лицу слезы и сопли обиды и гордо пошла по дороге. Её провожали две пары глаз охраны.
— Здравствуйте! — сказала она как приличная путешественница, а не как какая-то зачуха, вылезшая из кустов, вся в соплях и с тресущимися ногами.
— Куда она? — спросила у меня охрана.
— Она медленно ходит, поэтому пошла вперёд.

Мы набрали воды прямо из реки и побежали за Ирой. Догнали мы её вовремя — она уже выходила на дорогу, по которой ходить туристам запрещено. Пройдя секретный мостик через реку, встретились с симферопольскими пенсионерами — собирателями весенних грибов и трав, спешащими на троллейбус. О, нам по пути! И мы дружно потрусили за ними.

Все было отлично, но пошёл дождь, который превратился в очень сильный ливень. Мы вымокли до нитки, до трусов и до шнурков. Зуб на зуб не попадал! Приехав на автобусе на ЖД вокзал за полчаса до отправления поезда, мы оставили Сашу переодеваться и сторожить шмотки, а сами рванули за горячим мясом, лепёшками и коньяком. Не барашек, конечно, и не вино. Но воздать хвалу богам проектного менеджмента получилось!

В поезд мы ввалились мокрые и уставшие, переоделись, поели и «воздали хвалу», а самое главное — достигли всех поставленных целей: на гору взобрались, Крокусы нашли, живыми и здоровыми остались и счастливы не смотря ни на что!

Уроки опыта

В подведении уроков опыта участвовали все, даже дезертиры Юра и Коля.

Документ «Уроки опыта» содержит причины проблем и отклонений, обоснования в пользу выбора того или иного корректирующего воздействия и другие знания, накопленные в процессе реализации проекта. Накопленные знания оформляются в виде документов на протяжении всего жизненного цикла проекта (но обязательно, как минимум, в процессе завершения проекта) для того чтобы стать частью исторической базы данных как для данного проекта, так и будущих экспедиций.

Получили следующие изменения:

Изменение	Обоснование
Откорректировали одну из главных целей проекта – вершину и даже горный массив. г. Петрос изменена на Чатыр-Даг (Карпаты на Крым)	Крайне высокая лавиноопасность в Карпатах. Риски выросли до уровня, который не позволил нам удовлетворить самое главное требование нашего Устава — «Вернуться домой здоровым и счастливым». Нужно было определиться, за счёт какого из ограничений мы уберём рисковое ограничение. Выбрали изменение содержания. Решили подняться на менее высокую и более тёплую вершину Чатыр-Даг в Крыму (1527 м).
Поменяли билеты Киев-Ивано-Франковск на Киев-Симферополь	В связи с изменением вершины.
Двое участников экспедиции отказались от похода	Сработал риск «Социальные обязательства». Одного не пустила жена, второму типа не хватило денег.
Изменён план закупок	Изменение направления движения (сдача приобретённых билетов, закупка новых), пересмотр плана питания, состава необходимого личного и общего снаряжения, арендуемого снаряжения. В целом, не смотря на изменения, заданное ограничение по стоимости проекта выдержано.
Изменён план коммуникации	Поиск новых контактов (спасательных служб, место ночлега и т. д.)
Барашек заменён на курицу, а вино на коньяк	Из-за того, что команда заблукала в горах, времени на ресторан перед поездом уже не оставалось. Более того, команда попала в сильный дождь и вина никому не хотелось. Хотелось коньяку! Купили курицу-гриль и бутылку коньяка и принесли всё это в жертву богам проектного менеджмента путём поедания в себя.

Рекомендации себе на вторую вершину и другим группам на первую:

1. По возможности сократить время подготовки и проведения восхождения: Это снизит вероятность «потерять» членов команды из-за финансовых, социальных и здоровых рисков. Больший интервал времени – увеличение вероятности непредвиденных внешних и внутренних факторов от изменений погоды до законодательства и настроя в команде.
2. Деньги на поход собирать сразу, после Kickoff Meeting-а, чтоб исключить отказ от участия в восхождении по причине «не предвиденных финансовых расходов».
3. Создать единую страницу единую проекта, можно в Google, было бы очень удобно и исключило бы сложившийся бардак с аккаунтами и хранилищами. Это очень важно при виртуальном управлении командой проекта.

Документацию описанной экспедиции можно найти здесь: www.facebook.com/groups/7PMSummits
Хочешь участвовать в следующих тренингах-экспедициях – пиши мне.

Автор статьи: Анатолий Савин, Profect Management Profy