Введение в GTD

Я всегда что-то забывал. Когда я учился в школе — я забывал, что нужно на занятие завтра взять тетрадку или транспортир. В институте я забывал о лабораторных работах и сроках сдачи курсовых. Что-то очень важное постоянно вылетало у меня из головы, и я не знал, что с этим делать. Папа мне говорил тогда:

Записывай. Всё записывай.

В какой-то степени он был прав. Бумага не забывает. Её можно потерять, сжечь, порвать. Но если что-то на ней записано, то самопроизвольно исчезнуть оно уже не может. Представь себе ситуацию, ты записал в своем блокнотике дату вашей с подругой годовщины. Проходит месяц, другой, третий… Подходит к концу одиннадцатый и ты вдруг вспоминаешь, что скоро нужно бежать покупать цветы и сочинять поздравление. Но когда именно? Десятого… или семнадцатого… кажется, это была та же дата, в которую увидел свет первый релиз windows 95. А может быть, 98… Черт, разумеется, ты забыл (кто же запоминает такие вещи с первого раза?). Ты уже почти приготовился посыпать голову пеплом и отправиться на расстрел, наспех сочинять оправдания и уверять, что в следующий раз точно запишешь прямо у себя на лбу… Стоп. Ты же и записал! Ты спасен. Ты лезешь в блокнот, а страница… пустая! Блокнот забыл информацию, которую ты в него вложил! Невероятно! И что в результате? В результате ты разругался с девушкой, твоя личная жизнь катится под откос… Неприятная ситуация, правда? Хорошо, что так не бывает, и в реальной жизни мы точно знаем, что записав куда-то информацию, мы можем не беспокоиться, что она исчезнет.

Но ведь это еще не гарантия того, что ты сможешь воспользоваться информацией. Причин несколько.

• Ты можешь потерять сам блокнот, как носитель информации;
• Ты можешь забыть посмотреть в блокнот или посмотреть в него слишком поздно;
• Ты можешь не найти нужную запись, среди остальных записей;
• Ты можешь не понять, что там написано, потому что поленился написать подробно.

Вот, например, что значит «Позвонить Н. в 10ПП если в Г»? Позвонить Наталье в десять пополудню, если буду в городе? Или если она будет в городе? Ценность такой непонятной информации небольшая. Причем, чем давнее ты написал эту фигню, тем больше вероятность того, что ты забудешь, что хотел этим сказать.

И это только небольшая часть причин, которые могут помешать тебе найти то, что нужно. Как же быть? Возможно, блокнот не самая лучшая идея и мне нужно что-то другое? Более приспособленное к ведению дел? И тут (вот тут, прямо на этом месте!) ты понимаешь, что всё, что тебе нужно — это крутой органайзер с ежедневником, алфавитным списком, кучей отделений, линованных страничек и классной закладкой, которую можно закрепить в любом месте. Но увы, его ждет та же участь. Я знаю много людей, которые пользуются органайзерами и ежедневниками и при этом вполне успешно ведут дела. Такие люди не выдумка. Но опыт показывает, что эти же самые люди с легкостью могли бы обойтись обыкновенным блокнотом. И если это не наш случай, то нам нужно поискать что-то другое.

И это другое есть. Система GTD, которую придумал один умный американец Дэвид Аллен. Вот одна из его цитат:

«Армейская мудрость: Отдавай честь тому, что движется. Перетаскивай неподвижное. Не можешь перетащить — покрась.»

И этот человек учит нас, как разобраться с делами? Да, именно это он и делает. Итак, GTD или Getting Things Done. Пытаться пересказать всю книгу в одной статье блога — занятие совершенно бесперспективное. Поэтому я коротко расскажу, чем для меня стала GTD сейчас, когда я уже не мыслю себя без нее. Итак…

Ты должен всегда иметь под рукой инструмент для записи своих мыслей, дел и идей.

Это может быть диктофон, планшет, телефон, плеер, что угодно, лишь бы оно позволило тебе быстро записать идею и знать, что она никуда не денется. Согласен, довольно очевидный тезис. Но основная проблема кроется именно в нем. Вы должны иметь «корзинку», в которую помещаются все ваши дела, которые нужно сделать в будущем (пока неважно, насколько отдаленном). Эта корзинка должна всегда быть с вами, где бы вы не находились. Мне, например, самые ценные мысли приходят во время утреннего душа и я очень жалею, что не могу тут же внести их в iPhone. Приходится просить кого-то, чтобы записали это, а потом уже записывать самому. В терминологии GTD такая корзинка называется Inbox. В чем же основное отличие Inbox’а от обычного списка дел?

Inbox не требует никакой обработки. Вы должны просто зафиксировать вашу идею. Разбираться с ней будете позже.

Казалось бы, рай для любителей прокрастинации. Переполненный сверх меры inbox — это то, что ждет очень многих решившихся попробовать GTD. Они понимают, что inbox стал очень похож на их многочисленные todo-списки, и бросают это гиблое дело. Они просто не дочитали до конца.

Списки конкретных действий

Очень важный момент. Каждое дело нужно разбиваться на несколько маленьких шагов, которые приведут к конечному результату. Рассмотрим ситуацию. Ты едешь в автомобиле как вдруг в стекло твоей машины попадает камень, и стекло дает трещину. Неприятная ситуация. Оправившись от шока и как следует пройдясь по всей родне сотрудников дорожных служб, ты начинаешь искать решение проблемы. Казалось бы, всё просто. Нужно заменить стекло. И вот тут вот наступает ключевой момент. Ты мог бы взять свой todo-list и добавить туда дело «заменить стекло». В общем-то логично, но вот только скорее всего ты приступишь к замене стекла очень нескоро. Эта строчка в списке будет тебя угнетать, мешать тебе жить, ты будешь постоянно переносить это дело пока, наконец, твое терпение не лопнет, ты не начнешь что-то предпринимать для того, чтобы заменить это несчастное стекло.

Стоп. Давай на время остановимся, поместим дело «заменить стекло» в inbox (чтобы не забыть) и внимательно посмотрим на ситуацию. Нужно начать что-то предпринимать. А что именно? Пройдем мысленно весь путь от удара камня и до того момента, как ты выехал из автосервиса с новым стеклом. Тебе нужно:

1. Найти подходящий автосервис
2. Найти VIN-код автомобиля, чтобы можно было заказать стекло
3. Позвонить в сервис, объяснить ситуацию и заказать стекло
4. Дождаться его прихода
5. Привезти автомобиль на ремонт
6. Дождаться конца ремонта
7. Оплатить услугу
8. Забрать автомобиль.

Получилось 8 шагов. И это минимум. Каждый из этих восьми шагов можно сделать в один присест. Тебе нет необходимости прерываться посреди любого из этих шагов. Скорее всего, выполнение каждого из них не займет у тебя больше часа. А самое главное — совершенно понятно, что нужно делать! Именно это и называется «список конкретных действий». Теперь ты можешь со спокойной совестью побросать списки конкретных дел в inbox и переходить к следующему пункту программы. Прелесть GTD в том, что через уже месяц каждое более-менее простое дело начнет раскладываться в твоем мозгу на конкретные действия совершенно самопроизвольно.

Каждое дело из списка конкретных действий должно быть отсортировано в контекст и проект.

Вот здесь мы вплотную подбираемся к отличию GTD от всего остального. Контексты и проекты — это 50% GTD (лично для меня). Если понять, что это такое, то проблем с разбиранием инбокса уже не возникает. В рамках данной статьи я не буду подробно рассматривать эти понятия. Пока что можно считать, что контекст — это описание некоего состояния, в котором будет уместно приступить к выполнению дела, а проект — эта самая главная цель («поменять стекло» из предыдущего пункта). Помнишь у нас в Inbox лежат 8 шагов и собственно «заменить стекло»? Ты как бы делаешь операцию convert to project для элемента «заменить стекло» из inbox, и подчиняешь этому проекту 8 шагов. Получилась вполне рабочая схема.

Теперь, когда проект создан, для каждого дела нужно задать свой контекст. Тема контекстов чрезвычайно обширна и на 100% индивидуальна. Даже если я приведу здесь список своих контекстов, вряд ли ты получишь объективное представление о том, какой должен быть список ваших контекстов. Более того, я уже год непрерывно улучшаю этот список, пытаясь добиться того, чтобы он отражал реальное положение дел в моей жизни.

Попробую дать определение контекста максимально понятно:

Контекст в GTD — это некое состояние, в котором вы пребываете, и которое необходимо для выполнения того или иного действия.

Заумно и сложно. Постараюсь объяснить на пальцах. Допустим тебе нужно позвонить своему страховому агенту. Какой минимальный набор для этого нужен? Скорее всего, это просто мобильный телефон. Так образом, всегда, когда у тебя есть минутка, и у тебя в руках телефон, открой свой GTD-планировщик и посмотри контекст «телефон». Ты сразу увидишь список своих звонков. Второй пример. Тебе нужно купить грелку (просто я недавно покупал грелку и точно знаю, что купить ее можно только в аптеке). Ты заводишь контекст «аптека» и добавляешь его к делу «купить грелку». Совсем круто, если твой GTD-планировщик поддерживает GPS-координаты контекста. В этом случае ты можешь еще и указать какая именно аптека тебе нужна (я, например, указал на карте аптеку, мимо которой я всегда еду домой). Теперь, когда твое устройство обнаружит, что ты рядом с аптекой, и у тебя есть дела там, оно даст тебе знать и ты зайдешь и купишь грелку. Звучит неплохо, правда? А самое главное, это действительно работает! Более подробно о контекстах я обязательно напишу в отдельной статье.

Вместо заключения

Обзорная статья получилась несколько длиннее, чем я предполагал. Но мне удалось описать самые, на мой взгляд, главные отличия системы GTD от других способов ведения дел. Цель, которую я преследовал — зародить интерес к системе и показать людям, которые страдают от постоянной забывчивости, что есть реальный выход. Пробуйте и достигайте высоких показателей результативности!