Что нужно помнить при переводе сотрудников на удаленку?

Кейс

Компания, которая 99% работы проводит в офисе. Для коммуникации используют живое общение и электронную почту. С учетом последних событий и тенденций планируют перевести своих сотрудников на удаленку. Что делать, о чем подумать и как не проиграть?

Важно сразу понимать: любой интеллектуальный труд можно перевести на удаленку без потери эффективности (а можно даже и выиграть).

Итак, 4 блока перевода из офиса на дом: 

1. IT

• Установить на компьютеры сотрудников софт для удаленного подключения 

Что рекомендую использовать: Teamviewer. 

Зачем? Для того, чтобы в любое время можно было подсоединиться к компьютеру сотрудника и помочь ему с установкой софта или с другими вопросами.

• Установите VPN или аналог. (VPN)

Зачем? Для защиты от утечки персональных данных, слежки, DPI, перехвата трафика и других киберугроз.

Оборудование 

• Купите/предоставьте/компенсируйте сотрудникам качественные и недорогие гарнитуры (наушники+микрофон) и проверьте их работоспособность.  

Что рекомендую использовать: Plantronics BlackWire C3220-C

Зачем? У сотрудника должен быть качественный звук на всех встречах. 

• Купите/предоставьте/компенсируйте веб-камеру (если нет в ноутбуке).

Что рекомендую использовать: Любая недорогая камера 

Зачем? У сотрудника должно быть видео на всех встречах и это обязательно.

Интернет

• Выпустите приказ о необходимости выходить в интернет со стационарной домашней линии (в том числе через домашний Wi-Fi) и контролируйте это. 

Что рекомендую использовать:  Подключать интернет через кабель

Зачем? Мобильная связь или интернет на даче или в кафе не позволят проводить встречи качественно. Ничто так не раздражает, как обрыв связи во время встречи.

Чат для всей компании

• Используйте корпоративные мессенджеры. Регламентируйте общение, включая скорость ответа.

Что рекомендую использовать: Slack, Microsoft Teams, для небольших команд подходит Discord

Зачем? Обычные мессенджеры (например, Telegram) не предназначены для рабочих целей и плохо подходят для средних и больших команд. Во-первых это небезопасно: права на созданную группу принадлежат отдельному сотруднику, который может покинуть организацию. Во-вторых, идет смешение рабочих чатов с личными. В корпоративных чатах даже есть возможность интеграции с Active Directory.

Видеозвонки

• Предоставьте сотрудникам минимум 2–3 варианта софта для видеозвонков. Можно использовать бесплатные версии. Что рекомендую использовать: Zoom, Microsoft Teams,

Важно: Во время звонков видео обязательно.

• Учите сотрудников демонстрировать экран.

• Договоренности о звонках делают через чат и заносят в календарь.

• Важные звонки ставьте на запись.

Зачем? Любой софт может работать со сбоями, а клиенты используют разные инструменты для видеозвонков. Не ставьте сотрудников в позицию заложника одного сервиса. 

Календарь 

• Приучайте сотрудников пользоваться календарем и создавайте регламент. Все встречи следует высылать заранее для подтверждения всеми участникам. Если встречи нет в календаре — значит встречи не существует.

Что рекомендую использовать: Google Suite, Office 365

Зачем? Если нет встречи в календаре, то шанс ее пропустить крайне велик. На удаленке не получится подойти к сотруднику и напомнить про встречу.

Облако с документами

• Приучайте сотрудников пользоваться облаком. Никаких папок на личных устройствах! 

Что рекомендую использовать: Google Диск, Яндекс Диск, Dropbox

Зачем? Для порядка в документах и быстрого доступа к ним у всей команды.

• Таск-трекер и сервисы совместной работы

Что рекомендую использовать: Битрикс24, Asana, Trello

Зачем? Все сотрудники знают о своих задачах и дедлайнах, а вы можете ими управлять

Кадровый ЭДО

• Подумайте сразу, как подписывать с сотрудниками кадровые документы и получать от них заявления. Курьеров отправлять или копить кипу бумаг — неудобно! 

Что рекомендую использовать: HR-Link

Зачем? С каждым сотрудником в год подписывают около 30 кадровых документов. Делать это по старинке: вызывать в отдел кадров или отдавать руководителю документ — не вариант!

2. Организационные моменты

• Составьте список тех, кого хотите перевести на удаленку.

Зачем? Это основа, вы должны понимать кого отправляете, а кого нет. .

• Разбейте на группы и составьте график перевода.

Зачем? Делать все сразу рискованно, так как можно запутаться и упустить важные моменты.

• Проведите серию вебинаров для сотрудников (а в случае крупных компаний для ключевых сотрудников) Расскажите максимально подробно “правила игры”: что им нужно сделать, какие документы подписать, какие регламенты работы, как взаимодействовать между собой и важно, что начните с плюсов такой работы для самих сотрудников. 

Зачем? Если сотрудник не знает, что нужно делать, то он не будет выполнять свою работу. Убедитесь, что все ознакомились со своей должностной инструкцией и обязанностями. Все директивы сотрудники воспринимают “в штыки” Делайте акценты на плюсах для них. Обучите сотрудников работе с софтом на удаленке.

• Научите сотрудников использовать необходимые программы и электронную подпись для кадровых документов

Зачем? Сотрудникам не придется самостоятельно разбираться в новых технологиях, что сэкономит время и повысит эффективность.

3. Юридические особенности

• Подготовьте или внесите изменения и ознакомьте всех сотрудников с ЛНА, который:

• Регулирует порядок дистанционной (удаленной) работы;

• Позволяет переводить работников по инициативе работодателя на дистанционную работу;

• Легализует и регламентирует обмен электронными документами с использованием электронной подписи.

• Определяет режим работы дистанционщика;

• Регламентирует режим рабочего времени;

• Упорядочивает продолжительность и периодичность дистанционки, если она временная;

• Регламентирует Порядок предоставления отпусков;

• Уточняют порядок вызова в офис для временных дистанционщиков;

• Определяет порядок выхода в офис по своему желанию;

• Уточняют порядок и размер возмещения расходов

 Зачем? Во-первых, так требует закон. Во-вторых, вы усиливаете контроль за деятельностью работников и исключаете риск манипуляций с их стороны. Если вы, к примеру, забыли прописать порядок вызова сотрудника в офис, то заставить его приехать туда на совещание, будет затруднительно.

А если не зафиксировать время работы сотрудника, то может возникнуть следующая ситуация: руководитель звонит работнику в 15:00, а тот не берет трубку и потом говорит, что работал до 14:59. В этом случае ваши претензии к нему будут безосновательны.

• Включите в ПВТР основные положения, регулирующие дистанционную (удаленную) работу.

Зачем? Наличие основных положений в ПВТР позволит не допустить рисков манипуляций и избежать снижения качества труда.

• Разработайте и заключите с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам, которые будут содержать корректные условия о дистанционной работе.

Зачем? Это позволит снизить риск при проверке ГИТ и при обращениях работников в суд.

• Заключите с сотрудниками соглашения об ЭДО.

Зачем? Бумажный документооборот на дистанционке крайне сложный 

• Проверьте наличие у сотрудников подписанных соглашений на обработку персональных данных, позволяющих поручать обработку третьей стороне.

Зачем? Для использования системы кадрового электронного документооборота

ВАЖНО: 

Документы компании — это взаимосвязанная система, так что нужно проверить, как минимум, следующие ЛНА на актуальность и противоречия:

Правила внутреннего трудового распорядка — виды дистанционки, правила приема/увольнения и режим работы

Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников — размер и сроки компенсации за использование своего компьютера или другого оборудования для работы

Положение об аттестации — как проводить аттестацию и оценку дистанционщиков

Положение об обработке персональных данных работников — как работники будут передавать документы с персональными данными и где кадровый сотрудник будет их хранить

Регламенты работы отделов — как дистанционные работники будут взаимодействовать, выполнять задания и отчитываться 

4. Психологические факторы

Для правильного выполнения функций планирования, организации, мотивации, контроля и координации принимайте и дополняйте следующие принципы:  

1. Установите часы присутствия на работе (онлайн).

Они должны быть одинаковыми для всех сотрудников компании. В рабочие часы сотрудники должны быть доступны. Удаленка ≠ каждый работает, как и когда хочет.

2. Не контролируйте время онлайн, а отслеживайте выполнение задач. Если вы будете контролировать присутствие, единственное, что сотрудники будут делать, так это быть в сети и создавать видимость работы.

3. Установите регламент ответа в чатах и не требуйте мгновенного ответа (это главный враг продуктивности!)

4. Решайте в чате только несложные вопросы. Основные же решайте на видеозвонках с последующими обязательными “минутками” встречи в чате. 

5. Попросите сотрудников использовать в чате только реальные имена и фото (как бы это ни было банально). Чат может и должен стать заменой публичного справочника сотрудников.

6. Используйте календарь для назначения встреч (всем сотрудникам должны быть доступны календари остальных).

7. Проводите регулярные общие видеозвонки с командой и встречи 1-1 с ключевыми сотрудниками. Не реже раза в неделю!

8. Введите «тихие» часы. Для максимальной продуктивности у сотрудников должен быть баланс между работой и личной жизнью.

9. Подумайте над программой wellbeing. Постоянное сидение на одном месте может вызвать проблемы со здоровьем.

10. Создайте курс «Как организовать удаленную работу дома», где подробно расскажете о тайм-менеджменте и прочих правилах и принципах. Дома рамки между отдыхом и рабочим временем размываются. В результате, накапливается усталость, которая может привести к психологическому выгоранию.

Принципы организации рабочего места сотрудника:

1. Отдельная комната с хорошим интернетом.

2. Десктоп, ноутбук, гарнитура, камера. 

ВАЖНО!

3. Никаких личных дел во время работы. 

4. Подумайте как помочь сотруднику “продать” семье почему его нельзя беспокоить в рабочии часы

Учтите, что на первых порах у сотрудников будет много вопросов, поэтому заведите канал помощи в чате.

Если вы будете следовать предложенным правилам и принципам, то сложностей с переводом сотрудников на удаленку не возникнет.  

А если у вас появились вопросы, возражения или пожелания, то буду рад вашим обращениям:

Махлин Дмитрий. +79110001778 Телеграм: @MakhlinD

Facebook: facebook.com/MakhlinD, https://www.instagram.com/makhlin.d/