Sprint Review – воплощение идеи оптимизации работы над информационными технологиями

В «РН-БашНИПИнефть» уже много лет разрабатывается программное обеспечение (ПО) для нефтяной отрасли. Сегодня «Роснефть» применяет это ПО для решения сложных инженерных задач.

Создание таких программ преследует несколько целей. Во-первых, это импортозамещение зарубежных аналогов, избавление от санкционной зависимости. Во-вторых, цифровизация основных процессов нефтедобычи. В-третьих, коммерциализация программного обеспечения делает «Роснефть» полноправным участником рынка услуг информационных технологий для нефтегазовой отрасли.

Линейка наукоемкого ПО сейчас насчитывает 16 продуктов. Команд, которые их разрабатывают, еще больше. Всего в разработке ПО участвуют более 300 человек. Некоторое время многие команды работали обособленно и друг о друге почти ничего не знали. В начале 2020 года небольшая инициативная группа, участники которой прошли тренинг по Scrum, начала проводить общие встречи команд в формате Sprint Review.

Почему Sprint Review

Scrum — одна из гибких методологий управления проектами. Sprint Review – встреча в конце спринта (короткого интервала разработки продукта), на которой команда представляет заинтересованным лицам промежуточный результат работы, чтобы получить обратную связь. По итогам встречи команда может определить, что делать дальше, чтобы продукт стал максимально ценным для пользователей, быстро скорректировать свои планы.

Sprint Review реализует одну из ценностей Scrum – открытость: команды могут открыто рассказывать друг другу о результатах, проблемах, сложностях, с которыми сталкиваются, делая свою работу прозрачной для всех других команд и подразделений. А это в свою очередь помогает быстро выявлять зависимости и устранять препятствия, делая процесс разработки линейки ПО в целом более эффективным.

Как все начиналось

Самые первые встречи мы делали ради обмена опытом: разработчики разных проектов рассказывали друг другу про используемые трекинговые системы, организацию баз знаний, дашборды, способы тестирования, системы контроля версий. Тогда выяснилось, что делают все, в основном, одно и то же, но разными способами. А те команды, которые только начали разработку нового ПО, нашли для себя много важной для работы информации. Таким образом, разработчики разных команд, а иногда и внутри команд, начали коммуницировать, помогать друг другу.

Так, например, на одной из встреч команда разработки пакета геологического моделирования «РН-ГЕОСИМ» рассказала, как они ведут справочную документацию с использованием LaTeX. Этот вопрос актуален для многих наших наукоемких проектов. После встречи другие команды начали общаться с ребятами, чтобы перенять их опыт. И это продолжается спустя несколько месяцев.

Еще один успешный результат — это взаимодействие команд программного комплекса для моделирования технологических процессов «РН-СИМТЕП» и пакета управления разработкой месторождений «РН-КИН». Разработчики одной из команд реализовали функционал обработки моделей определенного формата. Другой команде требовалось сделать то же самое. Чтобы не дублировать работы, первая команда передала свои наработки второй.

Организованные встречи помогли командам обменяться опытом не только по поводу разработки программного обеспечения. Ребята иногда рассказывают друг другу и о том, как организуют у себя работу. Например, как проводят планирование спринта, оценку трудоемкости задач, как готовят описание задач к разработке кода, какие метрики спринта можно наблюдать и анализировать, как организуют ретроспективы. То есть, транслируют практики, которые успешно внедрили в свою работу.

Опыт наших встреч показал, что полезно говорить о проектах еще на стадии идеи. Так, например, когда в команде мобильной разработки появилась идея нового функционала, но не было уверенности в его полезности, они просто рассказали об этом в формате «jobs to be done» (теория о поведении пользователей, которая помогает понять, как и почему люди принимают решение о первой покупке). Сразу после выступления мы провели опрос участников встречи и дополнительное обсуждение идеи. Опрос показал, что функционал будет востребован.

Полезные идеи и советы разработчики могут получить, когда рассказывают о предполагаемых решениях, то есть на этапе проектирования продукта. Это поможет им обойти проблему использования устаревших технологий и, возможно, найти неожиданные решения, или даже реализацию их у какой-то из команд.

Ачивки Sprint Review

В прошлом году у нашего мероприятия появилась необычная для института система нематериальной мотивации – ачивки (англ. Achievements – достижения) за участие. Идея была заимствована в компьютерных играх. Там ачивки – это необязательные задания, связанные с прогрессом прохождения, стилем игры, поиском бонусов и т.п. Нам нужно было ввести метрику открытости проектов и команд. Так две идеи нашли друг друга, и получилась ачивка за участие в Sprint Review.

Ачивки имеют несколько статусов и отображаются в карточках сотрудников на портале института в виде иконки под фотографией. Чем больше ребята и команды рассказывают о своей работе и обмениваются опытом, тем больше ачивок они получают.

Итоги и планы

За 2021 год мы провели 42 встречи, две из них – по обмену опытом между командами, а две – в формате челленджей: #даешьCICD и #узнай_все_о_линейке_ПО. О своей работе рассказали около 30 команд – это 117 разработчиков. Всего состоялось порядка 190 выступлений. В среднем на каждой встрече присутствует примерно 70 зрителей. Максимальное количество сотрудников, подключившихся к нашей онлайн-встрече, – 110 человек.

Мы ведем видеозаписи встреч и храним их на внутреннем хостинге нашего института. Это служит, в каком-то смысле, базой знаний для всех наших разработчиков.

В ближайшем будущем планируем подключить к формату Sprint Review максимальное количество команд блока технологического развития и инноваций. А еще хотим поделиться опытом организации встреч с другими блоками нашего института, которым важно периодически отслеживать статусы проектов и получать обратную связь от сторонних наблюдателей.

Режим удаленной работы достаточно серьезно сказывается на коммуникациях между сотрудниками: у нас стало меньше возможностей просто пообщаться друг с другом за обедом или чашкой чая. Мы стали меньше рассказывать друг другу о достижениях и трудностях в работе. Встречи Sprint Review помогают восполнить этот информационный вакуум, создают условия для синергии знаний и опыта всех сотрудников, а значит, и для возникновения прорывных идей и решений.

Если вы тоже так хотите

Все, что нужно для проведения встречи – это площадка для видеоконференций, таймер, способ сбора обратной связи о встрече, гарнитура и камера. Самое сложное – это найти тех, кто захочет и будет рассказывать о своей работе: в нашей сложившейся культуре принято говорить о громких и значительных результатах. Но нам важны даже небольшие изменения, и еще больше важны ошибки и тот опыт, которые получают команды. Поэтому над изменением культуры придется довольно долго потрудиться.

Рекомендуем делать встречу не больше 1 часа. В режиме удаленной работы сотрудники обычно сидят перед экранами, без физической активности. А 1 час – это то время, которое человек способен быть внимательным и не уставать. Если бы мы были в офисе, с физической активностью было бы проще.

По нашим правилам, на каждое выступление выделяется не больше 5 минут: чтобы рассказать о наработках за короткий промежуток времени больше и не надо. Дальше – 3 минуты на вопросы от публики. Если не успели задать все вопросы, тем лучше: будет повод познакомиться с выступающим и поговорить с ним в другое время, т.е. выстроить горизонтальную связь.

Все остальные правила вы можете составить самостоятельно, используя обратную связь от участников встречи. Это тоже способ синергии и поиска оптимального решения.

Чтобы встреча прошла эффективнее, лучше сделать видеозапись: ее потом смогут посмотреть те, кто на встречу не пришел. В описании к каждой записи мы добавляем повестку встречи с названиями проектов, контактами выступивших и тайминг. На нашем видеохостинге работает поиск: можно найти записи по названию интересующего проекта или по фамилии сотрудника.

Что говорят о Sprint Review наши участники.

Кристина И.:

Участие в Sprint Review стимулирует выполнять цель спринта, а также позволяет быстро выявить слабые стороны продукта, потерявшие актуальность идеи. Благодаря практике Sprint Review наблюдается повышение ответственности команды за результат работы, а самым ценным является обратная связь со стороны. Считаю, что когда Sprint Review наберёт популярность и участников станет больше, можно будет разделить доклады по тематическим блокам. Тем сотрудникам, которые хотят впервые попробовать себя в Sprint Review, советую отрепетировать заранее, а не импровизировать, чтобы точно уложиться в отведённое время и успеть всё показать.

Урал И.:

Участие в Sprint Review даёт чувство причастности не только к своему проекту, но и ко всей большой команде разработчиков нашего института. Соблюдение некоторых, вроде бы формальных правил, позволило сократить затраты времени на ненужные обсуждения. Из встреч мне больше всего запомнился Sprint Review для внешних заказчиков, когда мы демонстрировали новый функционал адаптации параметров технологической схемы. Было очень много вопросов.

В Sprint Review мне нравится более непринужденная обстановка по сравнению с научными семинарами. Тем сотрудникам, которые хотят впервые попробовать себя в Sprint Review, я бы посоветовал то, что делаю сам: перед выступлением проговариваю доклад на время, чтобы уложиться в 5 минут. Это позволяет очистить речь от слов паразитов, убрать лишние предложения, оставить действительное самое важное, ну и легче выступать перед аудиторией.

Владимир Р.:

Sprint Review даёт возможность показать свои идеи коллегам. На мероприятии этого формата легко найти специалистов, которые уже занимались похожими проблемами, получить подсказки для дальнейшего развития решения. А ещё очень интересно видеть, что разрабатывают в других отделах и как развиваются технологии в институте. Когда ты видишь движение вперёд и общие победы, то это очень вдохновляет! Благодаря Sprint Review мы смогли скорректировать имеющиеся наработки и планы по развитию в модуле корреляции скважинных данных, в модуле геологического разреза, в модуле сейсмической интерпретации.

Мне больше запоминаются темы, которые непосредственно относятся к моей специальности, то есть визуализации данных. Были темы про технологии отрисовки, про оптимизацию большого количества объектов на экране и другие. В Sprint Review мне нравится наличие ограничения времени на выступление: это стимулирует выделить «концентрат» самого важного в теме и подать его лаконично и красиво! Кстати, все записи выступлений хранятся на локальном видеохостинге.

 Я сам ещё новичок в выступлениях. Но у меня есть секретные методы, которыми я с вами поделюсь, ведь по закону бумеранга обратно вернётся тоже что-то полезное.

Итак, советы. Во-первых, не нужно идти на выступление, как на экзекуцию. Никто вас не собирается жестоко судить, наоборот, все только за ваши успехи и поддержат вас. Во-вторых, смотрите, как выступают другие, записей в интернете уйма. Выделяйте какие-то детали из выступлений успешных ораторов, пробуйте применять у себя. Не обязательно приёмы одних подойдут другим, поэтому ищите свой стиль. В-третьих, больше практикуйтесь, как говорил один мастер словесных баталий: «Я не боюсь того, кто знает 10 000 тем, я боюсь того, кто выступил на Sprint Review 10 000 раз». Это нормально, что сначала будет плохо получаться, всё придёт с опытом, и по закону диалектики количество станет качеством!