Секреты и наука продуктивной четырёхдневной рабочей недели

Сто лет назад экономисты и философы предполагали, что к 2000 году в промышленно развитых странах продолжительность рабочего дня будет составлять всего 4 часа. И, хотя мы прошли долгий путь от длинного 12-14-часового рабочего дня в первой половинк XIX века, мы всё ещё даже не приблизились к этому прогнозу.

Более того, мне кажется, что большинство людей чувствуют себя так, будто они работают больше, чем когда-либо.

Но почему так происходит? Технологии облегчили общение, сотрудничество и даже реализацию совместных проектов с участием людей, которые живут на разных континентах и в разных часовых поясах. Так почему же повышение производительности труда не повлияло на продолжительность рабочей недели?

Правда в том, что мы можем работать меньше часов. Просто большинство компаний предпочитают этого не делать.

Мы в компании Planio серьёзно относимся к вопросу поддержания баланса между работой и личной жизнью, и поэтому решили перейти от стандартной 40-часовой пятидневной недели к четырёхдневной рабочей неделе. На данный момент мы находимся на полпути к этому процессу, но уже наслаждаемся преимуществами перемен.

И хотя изначально идея четырёхдневной рабочей недели может показаться вам безумной, правда в том, что мы все можем (и должны) работать меньше. И наука, и наш собственный опыт подтверждают это.

Почему лучше работать меньше часов 

Возможно, вы думаете, что вам вполне по силам работать почти без отдыха. Но последние исследования показывают, что частые переработки быстро дают о себе знать.

Кроме того, что длинные дни и ещё более длинные рабочие недели приводят к усталости, стрессу и риску выгорания, исследования показали, что наша производительность падает, если мы работаем более 40 часов в неделю.

Это означает, что если вы тратите на работу дополнительные 10 часов в неделю, то в действительности на выходе получаете в лучшем случае только 5 часов качественной работы.

Но переработки — угроза не только нашей продуктивности. Другие исследования показали, что переутомление может пагубно сказаться на физическом здоровье, усилить отток сотрудников из компании, снизить качество межличностного общения, ухудшить способность управлять эмоциональными реакциями и принимать взвешенные решения.

В общем, чем больше вы работаете, тем хуже вы работаете и тем менее вы счастливы.

Так почему же мы работаем слишком много? Во-первых, в нашей культуре сложилась прямая связь между «занятостью» и ценностью. Нам очень сложно не работать по ряду причин:

• Нам кажется, что чем больше мы работаем, тем к более выдающимся результатам сможем прийти: большинство отраслей так или иначе пропагандируют долгий рабочий день. И мы видим продуктивность не в том, чтобы делать больше при меньших затратах. А просто делать больше.

• Мы боимся отстать от других: в нашей конкурентной рабочей среде мысль о том, чтобы взять длительный отпуск, пугает. Ведь в этом случае мы боимся пропустить какой-то важный разговор или отстать от других — это явление можно назвать это FOMO («боязнь пропустить что-то важное») от работы.

• Мы позволили работе стать большей частью нашей идентичности: возможно, важнее всего то, что мы чувствуем личную связь с работой, которую выполняем. Уход с работы провоцирует появление множества вопросов, с которыми сложно бывает столкнуться. И ещё сложнее на них ответить. Как сказал американский ученый и футурист Алекс Сучжон-Ким Пан, автор книги «Почему успеваешь больше, когда меньше работаешь»: «Если ваша работа — это ваше “я”, то, прекратив работать, вы перестаёте существовать».

Переутомление — это проблема не только сотрудников. Руководителям также необходимо чётко осознавать это.

В креативных индустриях работу никогда не получается «закончить», сколько бы часов вы ей не уделяли. Работа в удлинённом режиме не может быть устойчивым источником конкурентного преимущества. Но, что почти иронично, работа в меньшем объеме — может.

Сокращение рабочего времени не только сделает ваших сотрудников счастливее, но и потребует изменения мышления: развития реалистичности, креативности, преданности делу и устойчивости. А кому не нужен начальник или менеджер, обладающий этими качествами?

И всё же большинство из нас попадает в ловушку желания делать больше и чувствовать себя хорошо от того, что очень заняты. Но наука и наш опыт показывают, что такое мышление ошибочно.

Хорошо, переработки вредны. Но разве сокращение времени на работу не вызывает такой же стресс?

Не совсем так. На протяжении истории было множество примеров того, когда целые общества меняли подход к работе и наблюдали рост производительности труда.

Вспомните хотя бы 40-часовую рабочую неделю. Хотя она может показаться стандартом по умолчанию, на самом деле она существует не так давно. Чуть более века назад Генри Форд перевёл весь свой персонал с 48-часовой рабочей недели на 40-часовую, поскольку считал, что слишком много рабочих часов плохо сказывается производительности труда.

Или более свежий пример: в мае 1995 года вся страна Китай перешла с шестидневной рабочей недели на пятидневную. При этом производительность труда не снизилась.

В обоих случаях технологический прогресс позволил работникам повысить производительность, работая меньше часов. Но это не единственное преимущество.

После нескольких месяцев работы по четырёхдневной рабочей неделе мы в Planio заметили некоторые существенные изменения в том, как мы работаем и функционируем как компания.

Сокращение рабочих часов заставляет эффективнее распоряжаться своим временем

Закон Паркинсона объясняет, что «работа заполняет всё время, отведённое на её выполнение». Это означает, что, когда мы выделяем больше времени на выполнение задачи, мы чаще теряем время. Именно поэтому многие студенты учат материал в последний момент, а писатели испытывают смешанные чувства к дедлайнам.

Или, как выразился писатель Иссак Азимов:

За десять часов в день у вас есть время отстать от своих обязательств вдвое больше, чем за пять часов в день.

Когда мы перешли на четырёхдневную рабочую неделю в Planio, мы вскоре заметили, что мы должны умнее распоряжаться своим временем.

С меньшим количеством рабочих часов нужно использовать их более эффективно. Но помимо простого осознания необходимости управления временем, сокращенная рабочая неделя буквально навязывает вам этот подход.

В условиях ограничений процветает креативность

Если говорить об эффективности, то одним из преимуществ сокращения рабочего времени является то, что оно помогает людям быть более креативными.

Звучит контринтуитивно, и многим это трудно принять. В сознании большинства людей всё ещё сохраняется образ творческого мыслителя, задумчиво смотрящего в окно в ожидании прихода музы.

Однако исследования показали, что нехватка ресурсов (включая время) является одним из самых мощных стимулов для усиления творческого мышления. Вместо того чтобы сталкиваться с неограниченным потенциалом чистого листа, ограничения становятся своего рода ментальным шаблоном, который заставляет вас начать действовать.

Когда исследователи изучили разницу между творческими мыслителями с ограничениями и без, они обнаружили, что те, кто работает в условиях ограниченного времени, «дают себе свободу использовать ресурсы менее традиционными способами — потому что они вынуждены это делать. Ситуация требует от них умственного разрешения, которое в противном случае осталась бы невостребованным».

На самом деле, ограничения во всех отношениях удивительно полезны для креативности. В другом исследовании учёные обнаружили, что при разработке нового продукта наличие меньшего бюджета значительно повышает изобретательность людей, что приводит к лучшим и более успешным результатам.

(Даже глобальная рекламная фирма Wieden+Kennedy убедилась в преимуществах сокращения рабочего времени и установила жёсткий лимит в 40 часов в неделю — большой шаг для компании, которую раньше прозвали «Weekend»+Kennedy!)

Сокращённое рабочее время укрепляет командные связи, осознанность и уверенность

В основе любой великой компании лежит сотрудничество. Однако сотрудничество может быстро разрушиться, если вы чувствуете, что ваше время не уважают.

Когда у вас меньше времени на работу в неделю, вы внимательнее относитесь к тому, как вы проводите его вместе. Это приводит к более коротким и эффективным совещаниям, более осознанным взаимодействиям с вашими коллегами и большей ясности в совместной работе, чтобы избежать ситуаций наподобие «я думал, ты сказал…».

Одним из важных побочных эффектов этого является то, что членам команды приходится чётко определять, какую работу они могут и хотят выполнять, учитывая ограниченное время. Нас всех иногда просят сделать что-то, выходящее за рамки наших основных обязанностей, и когда у вас есть неограниченное время (или просто нет реальных ограничений), слишком легко согласиться.

Но если вы знаете, что ваше рабочее время ограничено, и делаете твёрдый выбор в пользу той работы, на которую у вас есть время, это меняет разговор с «я не могу выполнить эту работу» на «я не занимаюсь этим видом работы». Это не просто семантическое различие: исследователи пришли к выводу, что активное высказывание «я не делаю» психологически придаёт сил и помогает нам сохранять мотивацию для достижения своих целей.

Больше свободного времени — больше времени для восстановления, отдыха и личного развития

Очевидно, что если сократить рабочую неделю, у нас появится больше свободного времени. Исследования показали, что психологический отрыв от работы даёт значительные преимущества, в том числе: 

• меньшая усталость от работы, 

• гораздо более низкий уровень прокрастинации, 

• гораздо более высокая степень вовлечённости в работу (то есть способность чаще работать «в состоянии потока»), 

• лучший баланс между работой и личной жизнью, 

• повышение качества жизни, 

• большая удовлетворённость своими отношениями, 

• а также лучшее психическое и физическое здоровье.

Сокращённая рабочая неделя не только помогает вам в работе, но и даёт больше времени для развития навыков и поддержания продуктивности. Эти дополнительные часы вне работы — отличная возможность для размышлений и осмысления. Это означает больше времени для оценки собственных целей, работы над личным и профессиональным развитием и даже просто для получения вдохновения для творческого мышления.

Неважно, как вы проводите свое свободное время — смотрите сериалы на Netflix, проводите время с семьей или посещаете художественную галерею, — польза от этих переживаний неизбежно скажется на остальной вашей жизни.

Сокращённые часы меняют восприятие «нормы»

Хотя переработки никогда не является решением, неизбежно возникают моменты, когда нужно приложить немного больше усилий. Хотя мы твёрдо убеждены, что такие ситуации не должны возникать вовсе (и обычно они являются следствием плохого планирования), после перехода на сокращенное рабочее время последствия длительного рабочего дня становятся менее вредными.

Возьмём простой пример: если вам нужно увеличить продолжительность рабочего дня на 50 %, чтобы достичь важной цели, вы просите работников перейти с 30-32 часов в неделю на 45 или 48. Это всё равно большой скачок, но гораздо менее стрессовый, чем если бы кто-то уже работал 50 часов, а вы просите его работать 75.

Опять же, цель сокращения рабочих недель — сохранить их короткими. Но приятным дополнительным бонусом является то, что временное увеличение рабочего времени не приведёт к высокому уровню стресса в вашей команде.

Почему четырёхдневная рабочая неделя лучше гибкого графика

Надеюсь, стало ясно, насколько выгодно сокращение рабочего дня. Но не все сокращённые графики работы одинаковы.

Стоит ли вам работать в режиме пятидневной недели, но сократить рабочий день до 6 часов, как это делают многие компании в Скандинавии?

Или придерживаться привычного распорядка дня, но сделать три выходных?

Или просто дать возможность сотрудникам работать по гибкому графику, чтобы они сами выбирали, что им подходит, как во многих компаниях с удалённым режимом работы?

Все эти варианты хороши, но, по нашему опыту, лучше всего придерживаться установленного графика и просто исключить один рабочий день в неделю из своего расписания. Вот почему:

• Гибкий график перекладывает бремя планирования рабочего времени на вашу команду: гибкость в выборе времени работы на первый взгляд может показаться наилучшим вариантом. Но на деле это скорее усложняет рабочую неделю, заставляя команду искать время, которое устроит всех. Кроме того, это мало помогает бороться с «презентеизмом» — когнитивным искажением, согласно которому люди склонны больше ценить тех, кого они видят чаще.

• Пятидневная рабочая неделя даже с меньшим количеством часов всё равно легко приводит к переработкам: в большинстве компаний работа сверх установленного графика является нормой. Всегда есть дедлайн, к которому нужно успеть, или проект, который нужно закончить, и, если вы уже в офисе, то почему бы не закончить его? Не меняя фактическое количество рабочих дней, вы подвергаете себя риску возвращения этой культуры.

• Наличие определённого выходного дня устанавливает нормы и ставит всех в равные условия: если выбрать один выходной день в неделю, который будет общим для всех (например, пятницу), это снизит вероятность того, что вас будут отвелкать через электронную почту, мессенджеры и чаты. Единственный минус — если вы работаете с клиентами или подрядчиками, вам придётся предупредить их о своём графике. В Planio мы выбрали этот подход и обязательно сообщаем о своей доступности в сообщениях, чтобы все знали, когда можно ожидать ответ

Как перевести компанию на четырёхдневную рабочую неделю (и как это делаем мы в Planio)

Перевод компании или команды на четырёхдневную рабочую неделю — это не просто сказать всем, чтобы брали выходные по пятницам.

Чтобы более короткие рабочие часы были эффективными, необходимо понимать своих сотрудников, свой бизнес, свою отрасль и характер работы. Вы также должны быть готовы к экспериментам, отслеживать свой прогресс и честно признавать, что работает, а что — нет.

Но самое главное, нужно кардинально изменить взгляд на работу: перестать воспринимать её как спринт и начать рассматривать как марафон. Нужно стремиться создать что-то долговечное, а не быстро перегореть, продаться и исчезнуть.

Мы в Planio никогда не стремились расти только ради роста. Я бы предпочёл иметь компанию со счастливыми сотрудниками, где каждый гордится своей работой, а не тоннами денег от венчурных фондов и сильным давлением, заставляющим расти, даже если это не кажется правильным.

Но не все чувствуют то же самое. Поэтому прежде чем пытаться сократить рабочее время, задайте себе вопрос: подходит ли это для моей компании?

Чтобы новый подход сработал, изменения должны соответствовать вашей личной философии. Как только вы будете убеждены в необходимости такого шага, вот несколько действий, которые помогут вашей компании перейти на четырёхдневную рабочую неделю.

Шаг 1: Определитесь с инструментами, процессами и ожиданиями

Соблюдение сжатой рабочей недели начинается с организованности. Вам нужно уместить всю ту же работу, которую вы делали в течение 5 дней, в 4. А это не такая уж маленькая задача.

В идеале единственные часы, которые вы сокращаете, — это те, которые тратились на выполнение несущественных задач или наименее продуктивные часы в течение дня. Но так получается не всегда.

Для начала постарайтесь донести свои цели для всех сотрудников компании. Добиться большего за меньшее время — это сильно. И это здорово, когда всё идёт хорошо. Но это также может погубить вашу компанию, если не все будут участвовать в реализации плана.

Запросите обратную связь, чтобы узнать, где люди опасаются, что их нагрузка может стать чрезмерной. Узнайте, как вы можете помочь им, перераспределив нагрузку или отказавшись от выполнения каких-то задач. Возможно, вы проведёте базовые измерения личных показателей, чтобы отследить, насколько хорошо сокращение рабочего дня работает для вас.

Затем определите все инструменты, которые вам понадобятся для успешного перехода на сокращённую рабочую неделю. Это включает в себя: 

• Выбор инструментов для общения и установление правил их использования. 

• Настройку гибкого и мощного инструмента для управления проектами. 

• А также разработку процессов, которые определят, как вы будете использовать эти инструменты

Как будет организована работа с документацией? Что насчёт совместной работы? Когда следует использовать электронную почту, а когда — мессенджеры?

Чем больше процессов вы сможете установить и вопросов сможете решить на ранних этапах, тем успешнее будет ваш переход.

Шаг 2: Избавьтесь от «убийц времени»

Значительная часть рабочего дня тратится на убийц времени: совещания, долгие телефонные звонки, бесконечные цепочки писем. По данным одного из исследований, у большинства работников интеллектуального труда в день есть всего 1 час и 12 минут времени для продуктивной работы без коммуникации.

Время — ваш самый ценный ресурс. Чтобы сократить рабочую неделю, вам нужно избавиться от этих убийц времени и дать своей команде возможность тратить больше времени на реальную работу. Это означает:

• Избавиться от всех встреч для обсуждения текущих дел: действительно ли вам нужно проводить часовую встречу для синхронизации каждый понедельник? Скорее всего, нет. Сначала отмените все бесполезные встречи, а затем перестройте необходимые в соответствии с новым графиком.

• Установите более короткое время по умолчанию для звонков и встреч: не назначайте по умолчанию часовые звонки. Начните с десяти минут и попросите организатора попросить больше времени, если он считает, что это необходимо.

• Перенос некоторых видов общения с личных встреч на электронную почту/мессенджеры: сколько раз вы покидали встречу, задаваясь риторическим вопросом: «Почему мы это не обсудили текстом?» Встречи особенно вредны для наших рабочих дней, так как они отвлекают нас в режиме реального времени (ведь на них нельзя отреагировать позже). Откажитесь от встреч, в которых, по вашему мнению, вы не должны участвовать или которые вообще не должны были назначаться.

Если вы, как и многие другие компании, привыкли к большому количеству звонков и встреч, это будет нелегко изменить. Однако простой вопрос о том, зачем вам нужно столько встреч, поможет вам стать более эффективными.

Шаг 3: Сократите и оптимизируйте общение

Переписки по электронной почте, личные сообщения в мессенджерах и бесконечные чаты необходимы для выполнения работы. Однако, если их не контролировать, общение может отнимать время, которое лучше потратить на конкретные задачи.

При переходе на сокращённую рабочую неделю вам стоит обратить особое внимание на внутренние коммуникации: как общается ваша команда и сколько времени тратится на вопросы и ответы, которые можно было бы сделать более разумным способом.

Это можно реализовать, сосредоточившись на создании “pull-based” коммуникационной стратегии — то есть вместо того, чтобы постоянно обращаться к членам команды с вопросами, информация должна быть доступна в вики и документации, к которым они могут обращаться, когда это необходимо.

Возможно, вы также захотите, чтобы высоковостребованные сотрудники определяли свои «рабочие часы», когда они доступны для коммуникаций, а не всегда были открыты для этого.

Однако бывают моменты, когда определённые люди должны быть доступны для оперативной связи с ними, что может отнять у них весь день.

Одна из уникальных проблем, с которой мы столкнулись в Planio, является то, что, будучи небольшой технической командой, нам необходимо постоянно быть на связи, чтобы оперативно помогать с поддержкой клиентов через звонки, чаты и электронные письма. Чтобы это работало и не нарушало рабочий процесс, каждый день недели разбит на утреннюю и вечернюю смены, в которых инженеры назначаются для помощи в поддержке. Во время активной смены наши инженеры занимаются работой, требующей меньше концентрации, зная, что могут быть прерваны в любой момент.

Многочисленные исследования показали, что запланированные прерывания меньше влияют на нашу способность концентрироваться. Просто знание того, когда вы с большей вероятностью будете отвлечены, поможет вам оставаться продуктивным и в то же время оперативным в ответах.

Шаг 4: Заключите социальный контракт (то есть заручитесь поддержкой команды)

При создании норм, поддерживающих новый график работы, вам необходимо заручиться поддержкой всех сотрудников вашей организации. Чтобы сократить время работы, все должны знать, что от них ожидается, как они должны себя вести и что конец рабочего дня — это конец рабочего дня. Без исключений.

В этом может помочь манифест — короткий документ, в котором описывается не только то, как должны действовать люди, но и почему это важно для вас. Это может быть что-то простое, например:

«В Planio мы верим, что каждый из нас работает наилучшим образом, когда мы отдохнувшие, счастливые и сосредоточенные. Именно поэтому по пятницам, субботам и воскресеньям мы не работаем. Это означает никаких писем, сообщений в мессенджерах, обновлений, встреч или звонков. Ваше свободное время принадлежит вам. И мы хотим, чтобы вы проводили его так, как вам хочется».

Манифест — это отличное начало. Но культура формируется на основе примеров, а не слов. К сожалению, сокращенная рабочая неделя часто означает уменьшение или отказ от времени, когда коллеги могут пообщаться, например — отказ от долгих обедов или «полурабочего» времени, когда люди общаются друг с другом более неформально.

Попробуйте организовать совместные обеды, которые объединят вашу команду и дадут возможность пообщаться и расслабиться в течение дня. Или организуйте регулярные корпоративные мероприятия, чтобы у сотрудников было время пообщаться друг с другом вне офиса.

Может показаться, что для того, чтобы сократить рабочий день, нужно меньше заниматься формированием корпоративной культуры, но правда в том, что чем больше мы знаем и уважаем потребности друг друга, тем лучше мы работаем вместе.

Шаг 5: Планируйте свои дни так, чтобы способствовать концентрации

Наконец, вам стоит уделить время каждому члену команды, чтобы помочь им организовать свои дни с учетом фокуса и продуктивности. Это означает применение всех предыдущих шагов на индивидуальном уровне. Когда они должны быть доступны для коммуникаций, а когда — быть сфокусированы исключительно на основной работе или «критически важных» задачах? Когда они должны заниматься «созидательной» работой, а когда — «управленческой»?

В этом может помочь создание шаблона для каждого дня. Таким образом, даже если работа или проект меняются, люди знают, чем им нужно заниматься в тот или иной момент. Вот пример того, как это может выглядеть, от генерального директора Superbooked Дэна Молла:

Подумайте и о том, что не ограничивается только вашим расписанием. Сосредоточенность и продуктивность зависят от того, удастся ли вам избавиться от как можно большего числа отвлекающих факторов на рабочем месте. Поэтому найдите время, чтобы изучить ваши средства коммуникации и вредные привычки, которыми обзавелась команда, а также саму рабочую обстановку.

Это может показаться излишеством, но четырёхдневная рабочая неделя зависит от чётких ожиданий и ещё более чёткого графика.

Четырёхдневная рабочая неделя может стать реальностью. Но для этого нужно постараться

Во время одной неформальной беседы генеральный директор Google Ларри Пейдж отметил, что, если спросить у группы работников, хотят ли они больше выходных, они неизбежно ответят «да».

Ваша команда хочет иметь больше времени на отдых. И не потому, что они бездельники или лентяи.

Хорошие люди хотят делать свою работу хорошо. И, по нашему опыту в Planio, предоставление им большего количества выходных помогает им в этом, защищая от выгорания, поддерживая мотивацию и предоставляя возможность расслабиться, восстановить силы и заняться личным развитием.

Чтобы отказаться от «стандартной» 40-часовой рабочей недели, может потребоваться время и серьёзные изменения в образе мышления, а также перестройка внутренних коммуникаций. Но если верить нашему опыту (и исследованиям), сокращение рабочей недели сделает вашу команду счастливее, продуктивнее и сосредоточеннее. А какая компания этого не хочет?

---

Все актуальные методы и инструменты управления проектами и командами можно освоить на онлайн-курсах OTUS: в каталоге можно посмотреть список всех программ, а в календаре — записаться на открытые уроки.