“Ну тут недельки на две”. Оцениваем задачи

На примере стройки рассмотрим подходы к оценке задач. Пример фантазийный. Ни один рабочий не пострадал. 

Представим себе задачу — разгрузить 360 тонн щебня и понять успеет ли команда это сделать до того, как щебень понадобится на стройке. 

Команда состоит из нескольких рабочих, один из них старший. Старший заполняет отчетность и следит за тем, чтобы процесс не встал и иногда помогает по мере возможности. Старшего зовут Арсений. 

Арсений 

Арсений понимает, что задачу можно распараллелить, но нужно ещё понять успеет ли он. Арсений разбил задачу (то есть кучу щебня) на две равные и попросил Колю и Лёву оценить время выполнения. Коля оценил в 8 дней, а Лёва — в 40. 

Арсений в недоумении: почему такая разница? Давайте разбираться. 

Оценка Коли 

Коля молодой, спортивный парень с амбициями, увлекается бодибилдингом и в свободное время таскает вёдра с песком. Знает Коля, что за час тренировки он делает 5 кругов по 400 метров с двумя вёдрами.  

Коля прикинул, что в одном ведре примерно 15 кг щебня. Идти от самосвала до площадки — 10 метров. Коля прикинул и понял, что разгрузит 180 тонн щебня за 8 дней. 

 Коля разобрался в сути задачи и экстраполировал имеющийся опыт на новую задачу, применив логику и математику для оценки. Его оценка прозрачная и понятная, имеет основания. 

Оценка Лёвы 

Лёва матерый работник. Есть работа — он работает и исполняет её хорошо. Нет работы — он сидит и ждёт пока она появится и делает её. Выделиться не пытается. 

Лёва не очень спортивный и очень ленивый. Поэтому сказал, что справится с этой задачей за 40 дней. 

Почему? Потому что в течение дня он два часа пьёт чай с крановщиками, час спит после обеда, два часа клеит обои на соседней стройке. А ещё если Коля заболеет из-за своих стероидов, то разгружать его щебень придётся Лёве, а спрашивать Арсений будет с них двоих. А ещё, кажется, Коля будет в отпуске. Да и наверняка надо будет ещё цемент смешивать в перерывах. Сам щебень то он раньше за 10 дней разгружал. Ну дней 12 будет в этот раз разгружать, спина разболелась и годы не те. 

Только вот эти факты он Арсению не расскажет – вряд ли его погладят по головке за то, что тот спит, работает в другом месте и бездельничает половину дня.  

Лёва учёл предыдущий опыт с такой же задачей, а ещё заложил туда опций для своего комфорта. 

Решение Арсения 

Арсений старший рабочий. Знает всё о стройке, ему любая задача не кажется невыполнимой. В молодости был амбициозным, в меру и исполнительным. Старшим рабочим стал, потому что его одноклассник Лёха госконтракт нашёл и других рабочих он не знал, но Сеня, к счастью, сам был не промах. 

Арсений выслушал Колю и понял, что Коля многое не учёл, потому что неопытный. Например, что он может заболеть, а самое главное — что Коля не может работать 8 часов с одинаковой интенсивностью – Коля человек, пусть и сравнивает себя с машиной. Плюс руководство собиралось отправить Колю на курсы сварщика, а это минимум на два дня, но Коля об этом ещё не знает. 

Выходит, оценку коли надо подправить: 

• увеличить её на два дня обучения — 10 дней 

• увеличить её на 20%, потому что ему нужно будет отдыхать в процессе и кушать, увеличить её на 10% процентов, потому что он человек и у него есть потребности. Получим 13 дней. 

Арсений получил длительность работы с учетом известных рисков — 13 дней. Это длительность. Это то, что мы планируем в спринт. 

Арсений выслушал Лёву. Арсений знает, что Лёва — старый жук и два часа спит после обеда. А обедает он с крановщиками и почему-то в разное время. А ещё Арсений знает, что даже его бабушка за 20 дней одна все эти 180 тонн разгрузит. 

Арсений сказал Лёве про свою бабушку и ещё пару ласковых. Лёва помычал, сказал, что у него больная спина и что его привлекают еще цемент месить и что он перезаложился, и тут дел на 20 дней (от работы на соседней стройке он отказаться не может – не заплатят, но наш герой об этом умолчит). Это торг, и это плохой маркер. 

Арсений понимает, что Лёва недоговаривает. Чью же оценку взять? Как понять валидность оценки, в которой слишком много темных пятен? 

А никак. Не надо её понимать. Арсений знает, что один рабочий работает 8 часов. 8 часов — это капасити одной единицы ресурса. Эти 8 часов должен работать, но физически может только 7 — он человек и у него есть потребности. Ну работа тяжелая, да, у него спина больная — тоже учтем, будет чаще отдыхать – 6 часов. И ему стоит планировать время исходя из оценки трудоёмкости работы, а не из того что Лёва ленится или шабашит где-то ещё. 

Поэтому Арсений берёт оценку Коли и добавляет туда немного времени – жаль ему Лёву, хороший он мужик. Получаем 15 дней длительности. Эту оценку можно транслировать руководству в таком формате: мы разгрузим за 15 дней, двумя рабочими. Из доступных у меня Коля и Лёва. 

Руководство покивает, да и согласится ведь Лёва – плод воображения Арсения, да и щебня никакого нет, а Арсений — это местный сумасшедший. 

Почему лид накинул дням к оценке Коли учитывая проблемность Лёвы? Всегда ли так нужно делать? 

Не всегда, но надо помнить – команда бежит со скоростью самого медленного игрока. 

Эпилог 

Работа в сфере информационных технологий – не стройка. Большая часть задач требует от человека мыслительного процесса и творческого подхода. Именно поэтому так сложно оценить задачу правильно, именно поэтому мы часто ошибаемся в наших оценках и это нормально. Ошибки – часть рабочего процесса. 

Люди индивидуальны, и знать их особенности — дело лида команды. Он отслеживает тенденции, понимает кто склонен недооценивать, а кто склонен переоценивать и корректировать итоговый результат. И проще всего это делать, если человек оценивает только один аспект своей работы – саму работу, а не риски и чужие сложности.