Управление ИТ-активами как способ оптимизации бюджета: анализ практик ITAM

Типичная картина в крупной организации: более 1000 рабочих станций распределены по нескольким офисам, десятки серверов обслуживают критически важные бизнес-процессы, сотни единиц периферийного оборудования используются ежедневно. При этом учёт всего этого многообразия техники ведётся в разрозненных Excel-таблицах, данные об обслуживании хранятся в почтовых переписках, а информация о местонахождении активов существует только в памяти сотрудников ИТ-отдела.

По данным исследований, 69% организаций имеют неточные или устаревшие данные в реестре ИТ-активов. Более того, около 70% организаций сталкиваются с расхождениями в 30% между реестром активов и фактическими данными. Отсутствие актуальных данных приводит к тому, что до 35% активов в корпоративных реестрах могут существовать только на бумаге из-за неправильного учета, утраты или нефиксируемого перераспределения. При этом существуют и «теневые ИТ» (Shadow IT), которые используются сотрудниками без контроля и соответствия регламентам организации. Отсутствие контроля в учете активов провоцирует как операционные, так и юридические риски.

Основные проблемы, с которыми сталкиваются организации, когда речь заходит об учете активов:

• Отсутствие актуальных данных о количестве и состоянии оборудования;

• Нерациональные закупки из-за непрозрачности текущих потребностей подразделений;

• Сложности с планированием ремонтов и обслуживания;

• Потери при эксплуатации и списании техники;

• Отсутствие прозрачности в расходах на ИТ-инфраструктуру.

Решением этих проблем занимаются системы класса ITAM (IT Asset Management). Они позволяют автоматизировать процессы учёта и управления ИТ-активами на протяжении всего жизненного цикла — от закупки до утилизации.

В этой статье мы рассмотрим три ключевых направления оптимизации расходов с помощью ITAM:

1. Автоматизация учёта и отслеживания активов;

2. Оптимизация закупок и распределения ресурсов;

3. Обеспечение прозрачности жизненного цикла и финансовых потоков.

На реальных примерах покажем, как внедрение практик ITAM помогает сократить расходы, повысить эффективность использования оборудования и обеспечить прозрачность управления ИТ-инфраструктурой.

Автоматизация учета и отслеживания активов

Представьте ситуацию: в компании настало время плановой инвентаризации ИТ-оборудования. Для ИТ-специалистов это означает недели кропотливой работы — обход офисов с опросом сотрудников, сверка разрозненных Excel-таблиц, поиск актуальных документов по закупкам. Всё это отнимает огромное количество времени и чревато ошибками, особенно в организациях с распределенной инфраструктурой.

Неточности в учете и проблема отсутствующих активов приводят к:

• Искажению данных в финансовой отчетности;

• Выделению средств на обслуживание несуществующего оборудования;

• Снижению производительности из-за реальной нехватки техники;

• Срыву сроков замены устаревшего оборудования.

Пример: в крупной торговой сети из-за отсутствия централизованного учета оборудования терялись данные о перемещениях кассовых терминалов между магазинами. Во время ревизии выяснилось, что десятки терминалов стоимостью около $100 000 числятся в реестре, но физически отсутствуют. После внедрения решения ITAM ситуация изменилась. В системе фиксируются все кассовые терминалы с серийными номерами и местоположением. При перемещениях создаются задачи с обязательной приемкой-передачей техники. По примерным оценкам, только на учете и отслеживании движения терминалов за первый год ITAM-система сэкономила бы компании около $120 000 и полностью окупила затраты на внедрение.

Автоматизация процессов учета исключает типичные проблемы ручного подхода:

• Данные об активах всегда актуальны и доступны в единой системе;

• История перемещений и обслуживания сохраняется автоматически;

• Исключен человеческий фактор при инвентаризации;

• Значительно сокращается время на поиск информации.

Внедрение ITAM-системы позволяет сократить до минимума время на рутинные операции с активами. Высвобожденные ресурсы сотрудников можно направить на более важные задачи — от планирования развития инфраструктуры до оптимизации бизнес-процессов.

Оптимизация закупок и распределения ресурсов

Избыточные и нерациональные закупки оборудования — распространенная проблема, ведущая к существенным перерасходам бюджета. Компании регулярно сталкиваются с ситуациями, когда приобретается излишнее количество устройств, многие из которых остаются невостребованными длительное время или вовсе никогда не используются.

Основная причина — отсутствие достоверных данных о реальных потребностях и текущем парке оборудования. ИТ-отделы вынуждены планировать закупки, основываясь на разрозненных данных из Excel-таблиц и документов, не имея возможности оценить степень реального использования имеющихся активов.

Нерационально потраченные на закупки средства — это только верхушка айсберга. За ней следуют дополнительные расходы:

• Затраты на хранение неиспользуемого оборудования;

• Расходы на обслуживание избыточных активов;

• Потери от морального устаревания неиспользуемой техники;

• Издержки на утилизацию невостребованного оборудования.

Процессы ITAM позволяют оптимизировать закупки и распределение ресурсов благодаря:

• Аналитике использования имеющегося оборудования для выявления реальных потребностей;

• Учету жизненного цикла активов и планированию своевременного обновления техники;

• Сбору и консолидации запросов на оборудование от всех подразделений;

• Оптимальному распределению имеющихся и закупаемых активов согласно приоритетам.

Пример: в одной из промышленных компаний внедрение решения ITAM позволило избежать неэффективных трат в среднем до $260 на каждое рабочее место только за счет неиспользуемого оборудования. Для организации с 1000 рабочих мест экономия составила $260 000 уже на первом этапе оптимизации расходов.

Налаженные процессы учета, анализа потребностей и распределения ресурсов в ITAM обеспечивают рациональное использование бюджета на ИТ-активы. Система помогает сократить текущие расходы и выстроить эффективное долгосрочное планирование обновления инфраструктуры.

Управление жизненным циклом активов и контроль финансов

Важным преимуществом ITAM является возможность отслеживать состояние активов на протяжении всего их периода эксплуатации. Благодаря этому руководители ИТ получают полную картину происходящего с возможностью детализации до каждой единицы оборудования.

Жизненный цикл ИТ-активов

Система обеспечивает прозрачность процессов, происходящих с активами на каждом из этапов:

• Поступление нового оборудования на баланс организации;

• Распределение устройств по подразделениям и сотрудникам;

• Внутренние перемещения между отделами и филиалами;

• Техническое обслуживание и модернизация компонентов;

• Вывод из эксплуатации с последующей передачей или утилизацией.

Такой подход дает возможность не только отслеживать текущее состояние активов, но и своевременно планировать необходимые действия — от технического обслуживания до замены устаревшего оборудования.

Особую ценность представляет финансовая составляющая системы. ITAM предоставляет детальную информацию обо всех расходах, связанных с оборудованием:

• Стоимость первоначального приобретения;

• Расходы на доставку и установку;

• Амортизация и расходы на периодическое обслуживание;

• Расходы на складское хранение;

• Стоимость утилизации.

Пример: в одной производственной компании после внедрения решения ITAM финансовый отдел стал получать исчерпывающие данные обо всех активах и операциях с ними. В результате бюджет на ИТ был оптимизирован на 12% за счет упорядочивания учета, планирования закупок и эксплуатационных расходов.

Консолидация финансовой и технической информации об активах позволяет организациям:

• Рассчитывать совокупную стоимость владения;

• Минимизировать незапланированные расходы;

• Формировать точные прогнозы по бюджету;

• Своевременно обновлять парк оборудования;

• Сокращать затраты на эксплуатацию;

• Принимать взвешенные решения об инвестициях в инфраструктуру.

Внедрение ITAM делает прозрачными все операции с активами и связанные с ними денежные потоки. Это упрощает управление инфраструктурой и обеспечивает значительную экономию за счет оптимизации процессов на каждом этапе жизненного цикла оборудования.

Техническая реализация ITAM

При внедрении системы управления ИТ-активами важно понимать, что результат будет зависеть не только от выбранного решения, но и от правильного подхода к его реализации. ITAM-система должна обеспечивать единое информационное пространство для работы с активами. На практике это означает не просто централизованное хранилище данных, а полноценную связанную структуру, включающую:

• Иерархическую систему категорий активов с наследуемыми атрибутами;

• Гибкую ролевую модель с детальными правами доступа к операциям;

• Настраиваемые статусные модели для разных типов оборудования;

• Механизмы валидации данных при всех операциях с активами.

При выборе решения также важно оценить его возможности по:

• Масштабированию под растущие объемы данных;

• Адаптации под специфические процессы организации;

• Производительности при большом количестве пользователей;

• Обеспечению отказоустойчивости.

Отдельного внимания заслуживает вопрос интеграций. Практика показывает, что изолированный ITAM малоэффективен — необходимо обеспечить его взаимодействие с другими информационными системами. При этом интеграции должны быть двунаправленными.

Например, связка с ITSM позволяет не только передавать данные об активах в CMDB, но и автоматически обновлять информацию об оборудовании на основе обработанных заявок.

Мы столкнулись с тем, что многие организации недооценивают важность этапа подготовки к внедрению. Без предварительного аудита текущих процессов, очистки и нормализации данных, проработки новых регламентов даже самая продвинутая система не даст ожидаемого эффекта.

Технически грамотно реализованный ITAM становится не просто инструментом учета, а полноценной платформой для управления инфраструктурой предприятия, обеспечивая прозрачность процессов и помогая принимать обоснованные решения по её развитию.

Вывод

Внедрение практик ITAM помогает организациям не только сократить прямые расходы на ИТ-инфраструктуру, но и получить долгосрочные преимущества. Комплексный подход к управлению активами позволяет:

• Снизить операционные расходы за счет оптимизации закупок и обслуживания;

• Сократить время на рутинные операции с активами;

• Исключить риски потери оборудования и нецелевого использования;

• Обеспечить прозрачность расходов на всех этапах жизненного цикла ИТ-активов.

На практике мы видим, что сложнее всего — не автоматизировать процессы, а изменить привычный подход к работе с активами. Технические специалисты часто сопротивляются переменам, не желая тратить время на лишнюю бюрократию. Однако после нескольких месяцев работы в новой парадигме они сами отмечают, насколько проще стало планировать ресурсы и быстрее решать повседневные задачи.

В конечном счете, управление активами — это не про контроль ради контроля, а про эффективность работы всей ИТ-инфраструктуры.