Работа в состоянии потока: как канбан-метод делает разработку быстрее, умнее и эффективнее

Привет Хабр! Меня зовут Алексей Цыбульник, я куратор по направлению  корпоративного бизнеса, аккредитованный тренер «Канбан стандарт», продюсер конференций FlowDays и «Agile среда» в ПСБ и спикер конференций Merge, Agile days.

Среди подходов Agile канбан менее известен, чем вездесущий Scrum. Однако у этого метода есть множество уникальных преимуществ, которые хорошо работают как отдельно, так и в связке со Scrum. О том, как этот метод трансформирует команды разработчиков, рассказываю в статье. 

Канбан — управленческий метод для определения, управления и улучшения производственных систем, создающих нематериальные продукты или услуги. В переводе с японского слово «канбан» означает «рекламный щит» или «вывеска». Метод так назвали в честь специальных карточек, которые используются в нем для визуализации бизнес-процессов.

По данным опроса компании Scrumtrek, практики Канбан-метода чаще всего используется параллельно со Scrum. Так, на старте 21% команд использует собственный Agile-подход, но уже на следующих этапах большинство (57%) использует гибрид Scrum + Канбан. Количество команд, применяющих только один из этих методов, не зависит от зрелости проекта — чистый Scrum в среднем применяют 30%, чистый Канбан — 9%.

Канбан для создания материальных продуктов был разработан в 1950-х годах японским автопроизводителем Toyota. А для ИТ, маркетинга, подбора рерсонала  и других нематериальных производственных процессов метод стали применять в начале 2000-х в поисках альтернативного подхода к Agility в компании Microsoft. И в 2004 году запустили первый успешный проект с гибридом Scrum и Канбан.

Канбан-метод нацелен на три принципа управления изменениями:

🔹Начните с того, что вы делаете сейчас

Многие фреймворки предполагают организационные изменения, формирование команд, новых событий. Канбан призывает начинать с того, что вы делаете сейчас — сформировавшейся команды, методов работы в вашем отделе. За счет метода вы начинаете улучшать эту работу.

🔹Поощряйте лидерство на всех уровнях

Следующий важный принцип управления изменениями — культивация лидерства на всех уровнях отдела или компании. Речь тут, конечно, не о тех лидерах, у которых есть формальная должность. Таких лидеров не назначают, они сами проявляют себя в команде. Работа по Канбан-методу поощряет инициативу и драйверов изменений для каждого рабочего элемента.

🔹Договоритесь об эволюционных изменениях

Команде нужно решить, как она будет меняться, и к каким улучшениям она стремится. Для эволюционных изменений в проекте лучше подходит не теория эволюции, а теория прерывистого равновесия, где среда намного больше влияет на процессы адаптации, чем эволюционные изменения.

Канбан — это инструмент для адаптации к изменениям в бизнес-среде. Для этого применяется формула эволюционных изменений:

Стрессор > Рефлексия > Лидерство

Во внешней среде обнаруживается некий стрессор. Команда применяет механизмы анализа этого стрессора. Через лидерство она запускает изменения, которые позволяют адаптироваться к стрессору.

Если в проекте ничего не меняется, то, скорее всего, один из этих элементов отсутствует. Нет механизмов для обнаружения стрессоров, не хватает рефлексии для их понимания или лидеров для того, чтобы драйвить перемены.

Перейдем к практикам, за счет которых работает этот метод.

🔹Визуализация

Практика визуализации применяется, чтобы сделать видимыми все аспекты нашей работы: основные правила, руководящие принципы и  ограничения незавершенной работы, а также сами задачи. Доска Канбан визуализирует рабочие элементы, которые в данный момент выполняются, ожидают выполнения, заблокированы или находятся в зависимости от других сотрудников, команд и сервисов. Эта информация о состоянии работы важна для принятия правильных управленческих  решений.

Визуализация дает понимание рабочего процесса и раскрывает возможности для его улучшения.

🔹Ограничение количества незавершенной работы

Любая компания заинтересована уменьшать затраты, time-to-market и сроки вынужденных доработок, увеличивать скорость поставки нового функционала и повышать эффективность производственных процессов.

Зачастую команды уделяют мало внимания влиянию многозадачности на сроки поставки, доработки и, следовательно, на затраты. Сотрудники, как правило, работают над большим количеством рабочих элементов. Зачастую, когда блокируется один из них, они переключаются на другой. Но заблокированный элемент остается без внимания. Однако в организациях с многозадачными сотрудниками может сложиться впечатление, что у всех очень большая нагрузка, а производительность по факту оказывается низкой.

Ограничение количества незавершенной работы (WIP) связано с визуализацией сигналов на Канбан доске, которые показывают, можно ли приступать к новому элементу поставки. В результате мы приходим к новой практике: новые рабочие элементы не «выталкиваются» в работу, а «вытягиваются» только тогда, когда предыдущий элемент считается завершенным.

Например, производственная система ограничена девятью рабочими элементами. Мы вытягиваем новый элемент в работу только в том случае, если предыдущий элемент вышел из производственной системы.

 🔹Сделайте правила явными

Правила являются ключевой частью Канбана. Они определяют, как выполняется работа на каждом этапе процесса, как она визуализируется, как принимаются решения, каковы взаимоотношения внутри компании и с внешними партнерами.

C помощью четких правил, можно быстро понять, как организована работа. Это важно и для онбординга новых сотрудников, и для коммуникации между отделами/командами. К таким правилам относятся:

• Пополнение Канбан-доски (когда, сколько, кем)

• Определение, когда работа в рамках определенной активности считается выполненной и рабочий элемент может двигаться дальше (критерии вытягивания)

• Ограничение работы в процессе

• Правила работы с рабочими элементами в зависимости от их класса обслуживания

• Время и содержание митингов

🔹Управление потоком работы

Цель эффективного управления компанией и работой — бережно распоряжаться доступными ресурсами (временем, деньгами, персоналом) и преодолевать неожиданные и сложные обстоятельства, не перегружая людей. Для этого необходимо анализировать текущую ситуацию, своевременно принимать решения и соответствующие меры для быстрой адаптации к изменениям в бизнес-среде. Канбан-метод использует подход системного мышления к управлению работой и организациями. Понимание и управление потоком работы — важнейший элемент этого подхода.

Канбан-метод позволяет следить за движением потока задач и измерять его при помощи различных метрик. Это позволяет стандартизировать выполнение и сделать его более стабильным и предсказуемым.

Можно использовать следующие метрики:

• Количество незавершенной работы

• WIP

• Время Производства

• Пропускная способность

🔹 Использование петель обратной связи

При помощи Канбана можно контролировать не только сам процесс выполнения задач, но и обратную связь по нему. Визуализируйте все ваши события и опишите, какие связи существуют. Дополните каждое событие входящими и выходящими данными.

С визуализацией значительно проще понять, какие петли обратной связи вам действительно нужны, а какие — пустая трата времени.

🔹Совместное развитие на основании моделей и научного подхода

Помните про принцип эволюционных изменений? Эта практика позволяет взять его в активную работу. Производственный процесс всегда можно улучшить, а визуализация метрик в Канбане позволяет увидеть проблемные места и зоны с потенциалом для выхода на новый уровень. При помощи моделирования и проверки гипотез мы регулярно обновляем процессы, опираясь на те эволюционные цели, о которых договорилась команда.

Итак, что дает Канбан командам разработчиков:

🔹 Повышение прозрачности

У команд есть соглашения и явные правила, по которым организуется работа и обратная связь.

🔹 Меньше перегруженных людей

Ограничение количества незавершенной работы и управление потоком оптимизирует нагрузку на всех этапах.

🔹 Базовое понимание рабочего процесса

Визуализация дает понимание всего рабочего процесса с высоты птичьего полета и позволяет обнаруживать проблемные места.

Исследование организации Kanban University показало следующие результаты применения метода:

• 76% респондентов заявили, что Канбан был более эффективен или намного более эффективен, чем другие методологии или фреймворки, которыми они пользовались

• 78% отметили повышение прозрачности работы

• 56% — постепенное улучшение процессов

• 44% — повышение скорости доставки/обработки

• 42% — улучшение времени выполнения заказа

• 40% — улучшение реагирования на нужды бизнеса

 Канбан формирует процесс, в котором поставка зависит от работы всей команды и ее героических усилий. Основная идея этого альтернативного подхода в Agility в способе улучшения процессов связанных с большим количеством умственного труда. Канбан-метод не скажет, как надо работать, он поможет выработать свой производственный процесс, который будет решать ваши проблемы.