Как управлять временем или немного о тайм-менеджменте

Исследование Грега Брейдена о времени и его изменениях

На написание данной статьи меня вдохновила недавно прочитанная история про исследование времени Грегом Брейденом, бывшим техническим директором компании Cisco Systems, который стал известен своими утверждениями о том, что время в сутках сократилось до 16 часов. Его неординарное заявление вызвало широкий интерес и обсуждение, особенно в контексте его публичных лекций, проходящих в США. Брейден утверждает, что за последние пятьдесят лет время сжалось, что приводит к ощущению спешки и недостатка времени у миллионов людей.

Основой его теории является концепция «пульса» Земли, который измеряется через резонанс Шумана. Этот резонанс представляет собой частоту электромагнитных волн, возникающих между поверхностью Земли и ионосферой. Когда резонанс был открыт в 1950-х годах, его частота составляла 7,8 Гц. Однако начиная с 1980 года, эта частота возросла до 13 Гц. Брейден утверждает, что увеличение частоты резонанса связано с сокращением продолжительности суток: при 7,8 Гц сутки составляют 24 часа, а при 13 Гц — всего 16 часов.

Брейден также подчеркивает, что наше восприятие времени изменилось. Современный человек сталкивается с увеличенной плотностью событий в течение дня, что создает иллюзию быстрого течения времени. Люди часто замечают, что дни проходят быстрее, чем когда-либо прежде, и это может быть связано как с объективными изменениями в окружающем мире, так и с субъективными ощущениями. Конечно же утверждения Брейдена вызывают споры среди ученых, и многие исследователи указывают на то, что физические законы времени не изменились, а изменения в восприятии времени могут быть связаны с увеличением информационной нагрузки и темпом жизни современного общества.

Как же управлять временем?

Не буду перечислять самые известные и используемые методологии вроде Канбан и Матрицы Эйзенхауэра, а предложу некоторые менее известные варианты тайм-менеджмента.

1. Принцип 9 дел — это метод, который основывается на простом распределении задач по важности и сложности, что позволяет сосредоточиться на самых значимых делах. Согласно этому принципу, каждый день следует выполнять не более девяти задач, распределённых по следующей схеме:

1 крупная задача — это основное дело дня, требующее наибольших усилий и времени. Такое дело дня должно быть приоритетным и способствовать достижению ваших долгосрочных целей.
3 средние задачи — это менее сложные, чем основная, но всё ещё важные для выполнения дела, они могут занимать меньше времени и ресурсов.
5 мелких задач — это повседневные дела, которые требуют минимальных усилий.

Такое распределение помогает избежать перегрузки и позволяет сосредоточиться на выполнении наиболее значимых задач в течение дня. Что важно, данный принцип применим не только к рабочим задачам, но и к личным делам, то есть планирование упрощается, вы фокусируетесь на приоритетах, не распыляетесь и выполняете все на высокой мотивации, ведь дел всего девять, а самое важное и вовсе — одно. Метод легко адаптируется под личные потребности, можно менять задачи местами и самостоятельно определять их приоритет.

Для успешного применения этого метода учитывайте свои биоритмы и выбирайте оптимальное время для выполнения крупных задач. Например, я наиболее продуктивна утром, поэтому могу начинать день с выполнения главной задачи. В конце дня особенно приятно подводить итоги: оценивать, какие задачи были выполнены, а какие нет, и корректировать план на следующий день в соответствии с полученным опытом.

 2. Метод Getting Things Done (GTD) — это популярная методология тайм-менеджмента, разработанная Дэвидом Алленом, направленная на повышение продуктивности и снижение стресса за счет систематизации задач и освобождения ума от ненужной информации.

Главный принцип GTD заключается в том, чтобы не держать задачи в голове. Вместо этого все идеи и дела фиксируются на внешнем носителе, будь то блокнот, приложение или электронная почта. Это позволяет сосредоточиться на их выполнении, а не на запоминании.
Важно не только записывать, но и организовывать задачи по категориям, приоритетам и срокам. Это помогает быстро находить нужные действия и избегать путаницы. Для успешного применения метода необходимо регулярно пересматривать свои списки задач, обновлять их и удалять неактуальные элементы. Все это обеспечивает актуальность информации и помогает оставаться на правильном пути.

Метод GTD состоит из пяти ключевых этапов:

• Сбор  — фиксация всех поступающие задачи и идей в одном месте, это может быть как физическая корзина для бумаг, так и электронный список.

• Обработка — это разбор каждой задачи: определить, что с ней делать (выполнить сразу, отложить или может быть делегировать) и какие конкретные действия требуются для ее завершения.

• Организация — это распределение задач по проектам, установление сроков выполнения и приоритетов. Чем более четкую структуру вы создадите, тем легче вам будет работать с задачами.

• Обзор  — это отслеживание прогресса: добавление новых задач и удаление тех, которые больше не актуальны. Рекомендация проводить такой обзор хотя бы раз в неделю.

• Действия  — это концентрация на выполнении задач из списка действий. Метод GTD предполагает работу над одной задачей в один момент времени, что способствует повышению концентрации и эффективности.

 Преимущества использования GTD в первую очередь в снижении стресса от необходимости помнить все свои дела, при этом четкая организация задач и фокус позволяет быстрее достигать их выполнения. Метод также абсолютно универсален и может применяться как для рабочих задач, так и для личных целей.

3. Метод 4D (Do — сделать, Delegate — делегировать, Delete — удалить, Delay — отложить)

Метод 4D — это эффективная техника управления временем, которая помогает организовать задачи и повысить продуктивность. Основные действия этого метода включают четыре ключевых действия — сделать (Do), делегировать (Delegate), удалить (Delete) и отложить (Delay). Данный подход позволяет быстро оценивать задачи и принимать решения о том, как с ними поступить.

• Сделать (Do) — это приоритетные задачи, которые требуют немедленного выполнения и должны быть выполнены вами лично. Как правило данные задачи обычно имеют высокую степень важности и срочности.

• Делегировать (Delegate) — это задачи, которые можно передать другим (членам команды, подчиненным, консалтингу). Данное действие позволяет вам сосредоточиться на более важных делах, освобождая время для выполнения задач из категории «Сделать».

• Удалить (Delete) — это категория задач, которые не имеют значения или не приносят ценности, и таких задач тоже бывает действительно много. Вынесение в данную категорию позволяет вам избавиться от ненужной нагрузки и сосредоточиться на действительно важных делах.

• Отложить (Delay) — это задачи, которые могут подождать, но требуют установки дедлайна для выполнения в будущем. Данное действие помогает избежать путаницы и гарантирует, что важные дела не будут забыты.

Чтобы эффективно использовать метод 4D, рекомендуется: начинать день с анализа задач и распределения их по данным категориям, регулярно проверять задачи и актуализировать список и конечно же отслеживать на что вы тратите свое время, и где эффективность можно улучшить.

4. Пирамида Франклина

Пирамида Франклина — это метод не только управления временем, но и метод постановки целей, который применял Бенджамин Франклин, один из отцов — основателей США (да, тот самый, что изображен на 100-долларовой купюре и является автором афоризма «время — деньги», а также известен своими изобретениями и выдающимися открытиями в науке).

Пирамида состоит из шести уровней, каждый из которых представляет собой этап в процессе планирования и достижения целей:

1 уровень — жизненные ценности, и основание пирамиды, на которой строятся все остальные уровни. Жизненные ценности — это то, что действительно важно для человека, ключевые смыслы его бытия. Для тех, кто не пробовал формулировать столь глобальный уровень — это будет настоящим вызовом.

2 уровень — глобальная цель, и определение того, к чему стремится человек, это могут быть разные большие цели, касающиеся личной жизни, карьеры, саморазвития. Например, занять определенную должность, в конкретной компании или переезд в другую страну или любая другая цель, которая с нынешней позиции кажется практически недостижимой, но очень желанной.

3 уровень — генеральный план. Стратегия достижения глобальной цели, которая включает в себя дальнейшие ключевые этапы. Например, чтобы занять какую-то должность, нужно получить определенный опыт, образование и попасть на работу в желаемую компанию.

4 уровень — долгосрочный план. План на ближайшие 3-5 лет, как мы идем к пунктам генерального плана, какое образование будем получать и где, какой опыт, где и в какие сроки можно получить за это время.

5 уровень — среднесрочный план и шаги, которые необходимо предпринять в течение ближайшего года для достижения долгосрочных целей.

6 уровень — план на день, конкретные задачи, которые ведут к выполнению среднесрочных и долгосрочных целей через ежедневные усилия.

Преимущества метода в четкой структуре, организации своих мыслей и действий. Видение долгосрочной перспективы в виде графического изображения пирамиды способствует ежедневному, более осознанному подходу к ежедневным задачам. Пирамида Франклина — это действительно удобный инструмент для управления временем и постановки целей. Она помогает не только организовать повседневные задачи, но и выстраивать стратегию жизни в целом. Используя этот метод, можно значительно повысить свою продуктивность и достигнуть желаемых результатов в различных сферах жизни.

Надеюсь все перечисленные методы, будут чем-то полезны и вдохновят на собственную систему тайм-менеджмента, потому что любая готовая методология может быть усовершенствована вашим личным опытом. Не упускайте свою жизнь — планируйте не только рабочие задачи, но и отдых, сон, свою жизнь, чтобы чувствовать все 24 часа, а не 16 согласно теории Грега Брейдена.