Как исследовательский центр перевел 100+ проектов из Excel в систему управления задачами

Привет! Меня зовут Мария Абросимова, я автор Projecto.

Когда говорят про управление проектами, обычно представляют IT-команду, разработчиков и спринты. Но если посмотреть на организацию работы, нет разницы между диджитал-агентством, строительной компанией и научным центром: везде нужно координировать людей, соблюдать сроки и понимать, что происходит по каждому проекту прямо сейчас. 

Недавно я собирала обратную связь от наших клиентов и общалась с Кириллом Крышенем, заместителем директора по науке НПО «Дом Фармации». Компания занимается доклиническими исследованиями лекарств на животных.

Их история показалась мне интересной для кейса по одной простой причине: большинство проблем, с которыми они столкнулись, знакомы любой компании, где одновременно идет много проектов. Только у них вместо маркетинговых кампаний или разработки продукта — научные исследования и разные сложнопроизносимые процессы типа «патоморфология» или «фармакокинетика».

Когда Excel перестает работать

В «Доме Фармации» больше 200 сотрудников и около 20 подразделений. Сюда входят научные отделы, лаборатории, ветеринарная служба, архив, технические подразделения и административные службы. Не говоря уже про большой питомник лабораторных животных, где поголовье одни только белых мышей (теперь я знаю, что они на латыни называются Muridae Mus) аж 1500 штук. Одновременно в работе находятся от 70 до 100 исследований. 

Долгое время управление всем этим большим хозяйством строилось через таблицы в Excel, всего в работе их было 8 штук. Но чем больше становилось проектов, тем больше времени уходило на простой вопрос: что сейчас происходит с конкретным исследованием?

Чтобы ответить на этот вопрос, сотрудникам приходилось:

• открывать несколько таблиц

• искать актуальную версию файла

• созваниваться с руководителями лабораторий

• уточнять статус у каждого подразделения отдельно

• вручную собирать общую картину

Значительная часть рабочего времени уходила именно на синхронизацию информации. Возникали сложности в актуализации статусов и сроков особенно если в работе было задействовано несколько подразделений, выполняющих разные стадии или этапы проекта — на сбор статусов каждый день уходил час.

«Мне было достаточно тяжело координировать работу нескольких отделов, нужно было каждый день собирать информацию. В какой-то момент стало понятно, что нужен единый инструмент, где всё будет видно в режиме реального времени».

Вот она, знакомая всем руководителям ситуация. Поэтому Кирилл принял решение внедрить систему управления проектами и начал выбирать из разных вариантов.

Сколько времени занял поиск решения 

Перед внедрением команда протестировала больше шести систем: Advanta, Битрикс24, Яндекс Трекер, Мегаплан и другие, на это ушло полгода.

Критерии выбора были такими: во-первых, система должна входить в Реестр российского ПО. Во-вторых, стоимость лицензий должна оставаться разумной даже при подключении большого количества сотрудников. А еще были важно наличие рабочего мобильного приложения, гибкая настройка процессов и простой интерфейс без долгого обучения.

После пилотного тестирования команда остановилась Projecto, поскольку сервис закрывал большинство требований без доработок и укладывался в бюджет проекта. 

Что оказалось сложнее, чем ожидали

Внедрение нового инструмента заняло 3–6 месяцев, систему Кирилл настраивал самостоятельно. Было и сопротивление сотрудников — раньше в организации подобные системы не использовались. Например, часть сотрудников продолжала вести Excel параллельно, а некоторые делают это до сих пор. Здесь помогает время и постепенная демонстрация пользы нового подхода.

«Люди привыкли работать по-своему, и это нормально. Когда сотрудник много лет ведет таблицы, сложно за неделю убедить его отказаться от привычного инструмента. Но когда он начинает видеть, что нужную информацию можно найти за пару кликов, а не искать по нескольким файлам и перепискам, отношение постепенно меняется».

Еще одной сложностью стала настройка единого шаблона исследования. Несмотря на общую структуру работ, у разных подразделений были свои представления о статусах, сроках и порядке согласований. Поэтому первые версии шаблона несколько раз дорабатывались уже в процессе использования. Именно обсуждение и унификация процессов заняли больше времени, чем сама настройка системы. Но часть процессов автоматизировать все же не удалось.

Что общего в сотне научных исследований

Научные исследования в компании могут отличаться по тематике, заказчику и объему работ, но общий жизненный цикл у них очень похож. Практически каждое исследование проходит через одни и те же этапы, получается такой типовой процесс. А если процесс типовой, нет смысла каждый раз собирать проект вручную. Поэтому в «Доме Фармации» сделали единый шаблон исследования, чтобы по максимуму автоматизировать процессы.

Когда появляется новый проект, руководитель создает его из шаблона и получает уже готовую структуру со всеми этапами. Автоматизация помогает:

• автоматически назначить ответственных

• выставить сроки

• перевести проект на следующий этап

• уведомить участников об изменениях

В результате создание нового исследования занимает несколько минут.

В шаблоне — 7 основных этапов проекта.

1. Прохождение биоэтической комиссии: исследователь должен подтвердить, что эксперимент соответствует серьезным требованиям гуманного обращения с лабораторными животными.

2. Подготовка плана исследования.

3. Экспериментальная часть: на этом этапе проводится само исследование, работа с животными, наблюдения, фиксация результатов и сбор данных. 

4. Патоморфологический анализ: после завершения эксперимента образцы передаются в лаборатории для анализа изменений тканей и органов.

5. Подготовка отчёта: команда собирает и обрабатывает результаты исследования, оформляет выводы и готовит научный отчет для заказчика. 

6. Согласование с заказчиком: заказчик проверяет результаты исследования. Если появляются замечания или уточнения, команда фиксирует их и отслеживает статус до финального согласования. 

7. Сдача в архив: когда исследование завершено и документы подписаны, проект переводится в цифровой архив. Это позволяет сохранить историю работ, переписку и ключевые даты по исследованию. 

Для каждой задачи/этапа назначаются сроки, отслеживается статус.

#баннер Шаблон исследования

Что изменилось 

Теперь руководителю не нужно собирать информацию по кусочкам из разных источников: руководитель стал тратить на контроль проектов не 2 часа в день, а 20 минут. Чтобы понять статус исследования, достаточно открыть проект, а не устраивать созвоны и сверять разные таблицы.

По сути система отвечает на главный управленческий вопрос, который возникает в любой компании: что сейчас происходит с проектом?

• Участники всегда видят свои задачи и сроки

• Информация не теряется между подразделениями

• Историю изменений можно восстановить в любой момент

• Статус для заказчика всегда актуален

В результате компания, где одновременно идет больше сотни научных проектов и участвуют десятки сотрудников из разных подразделений, смогла заменить созвоны, сверки таблиц и ручной контроль на прозрачный процесс с понятными статусами. 

История «Дома Фармации» интересна не потому, что речь идет о фармацевтике. На самом деле их проблема типична для любой организации, где одновременно ведутся десятки проектов и в процесс вовлечены разные подразделения.

Пока проектов немного, таблицы работают неплохо. Но когда число активных задач начинает исчисляться десятками, основной проблемой становится не планирование, а получение актуальной информации.

В случае «Дома Фармации» единый шаблон исследования и автоматизация статусов позволили превратить управление 70–100 параллельными проектами из постоянной ручной синхронизации в прозрачный процесс.

Интересно, где для вашей команды проходит граница, после которой Excel перестает справляться с управлением проектами?