Главная HR боль и ее автоматизация с помощью ИИ

Я не разработчик. Я опытный HR, и код я писала в далеком универе больше 10 лет назад на мертвых языках. Последние годы максимум что я делала с программированием — давала задачи коллегам, прописывая требования, как заказчик, чтобы они помогли улучшить ими HR показатели или же упростить и автоматизировать процессы внутри компании.

Автоматизация процессов — уже не модный тренд, а часть нашей с вами жизни. Однако, если раньше на разработку таких решений всё равно требовались ресурсы разработки и трудозатраты компании (все мы видели с вами, как вспыхнул в какой‑то момент HR tech рынок, который старался решить активные боли HR сообщества), но в дальнейшем такие проекты выстраивались внутри, либо закупались готовые решения и упрощали жизнь компании.Сейчас в любой компании есть свои особенности и не все стандартные продукты, особенно когда у тебя нет бюджета на закупку доработок, могут решить и оптимизировать твои запросы.С этим я явно столкнулась в рамках автоматизации отпусков, отгулов и больничных. К сожалению, ни одно из готовых решений, будь то именитые системы КЭДО, либо маленькие стартапы, — не смогли удовлетворить и упростить жизнь моим сотрудникам. Поэтому у меня появилась идея сделать её самостоятельно с помощью Claude.

Сначала — про боль

Мы небольшой продуктовый стартап, в котором уже 60+ человек, соответственно, важно планировать отпуска и загрузку команды на всех уровнях, чтобы производственный процесс и продукт не страдали. Мы все знаем, что отпускные дни у каждого человека накапливаются по его индивидуальному году (от момента заключения договора) и, соответственно, у каждого свой счётчик дней. А если еще ты не истратил все положенные дни и они накопились за несколько лет, ух какая же прекрасная цифра возникает. Каждый раз запрашивать в кадрах количество дней, для того, чтобы свериться с 1с и начать планировать — очень трудозатратно не только для сотрудников, но и отвлекает специалиста. А если еще и есть бенефиты в компании по экстренным обстоятельствам, то документ Excel превращается в огромную махину, от которой больно и которую необходимо спускать на руководителей команд, в том числе, чтобы они управляли своими ресурсами. И, конечно же, планирование своего отдыха ежегодно у сотрудников выливается в следующие обсуждения: «а у меня другая цифра», кто‑то с минусовым балансом уже улетел на Бали, договариваться поздно. А кто‑то накопил столько, что при увольнении (тьфу тьфу постучим три раза) бухгалтерия схватиться за голову и надо срочно отгуливать эти дни. Молчу про ежегодный квест с графиком отпусков, который надо составить заранее, а мы все прекрасно с вами знаем, что планировать отдых на год вперед не выгодно ни сотруднику, ни команде, ни бизнесу.

Напомню, что ни одно решение рынка меня не устраивало под мои процессы — хотелось сделать удобно, а не бюрократизировано в рамках. И тут мне очень помогла стратегия компании, активно внедряющая ИИ инструмента.

Как это работает: HR с гранатой, ой ИИ

Я открыла Claude и написала примерно следующее:

«Вот тебе таблица, необходимо, чтобы каждый сотрудник при вводе своего имени видел свой баланс дней. HR‑менеджер в админке должен видеть всю команду, записывать отпуска и Day Off. Нужно учитывать российские праздники. Необходим импорт из Excel и экспорт-выгрузка. Брендируй платформу согласно цветам».

У меня была только большая тяжеловесная таблица Excel со списком и настроенными формулами, чтобы считать количество накопленных дней с момента трудоустройства, и сколько их на сегодняшний день. Никакого технического задания. Никаких терминов. И не идеальный промт — всеё-таки проба пера. Изначально я предполагала, что это будет сервис, который визуально упростит жизнь, но при этом я все таки буду сверять его с Excel и вести двойные расчеты на всякий пожарный.

Claude задал несколько уточняющих вопросов — как начисляются дни, нужна ли авторизация, что такое Day Off в нашем контексте. Я отвечала так же просто. Через несколько итераций у меня был работающий файл. Но аппетит приходит во время еды и уже в каждой новой правке я описывала фичу за фичей и начала понимать, что мы сможем полностью автоматизировать процесс регистрации. Конечно же, не обошлось без проверки логики, математических расчетов алгоритма и прочее. К примеру, сотрудник может брать сколько угодно дней, но обхитрить и не включить выходные он не может, система плюсует ему каждый раз +2 дня (шаг кратен 7), если количество больше 5 и меньше 7. Праздничные дни при этом должны вычитаться из планируемых дней. А количество day off в году разное, все зависит от того, сколько ты лет в компании.

Как вы понимаете, все эти моменты сразу понять ИИ не может, и каждый раз когда что‑то шло не так — я описывала проблему словами: «кнопка не нажимается», «праздник не вычитается», «хочу, чтобы отрицательные цифры были красными». Claude это правил. Я не понимала, что именно он менял в коде. Мне не нужно было понимать, но мне нужно было тщательно тестировать, чтобы не было ошибок в логике. И если создание сервиса заняло примерно 2 человеко-дня, то тестирование продукта обошлось в 5 дней.

Что получилось

Напомню, ИИ всего лишь инструмент, который может упростить вам жизнь. И благодаря Claude у меня получилось создать MVP-решение на мою боль.

Сотрудник вводит своё имя и видит карточку: сколько дней накоплено на сегодняшний день, сколько будет к 31 декабря, сколько Day Off осталось, когда ближайшие даты отдыха. Может проверить своего коллегу и планировать даты.

Для всех доступен календарь, кто в этом месяце в отпуске, а руководителям можно с помощью фильтров выбрать свою команду и распределить ресурсы на будущие пару месяцев.

Что же получила я, как HR: полноценную админку, где я вижу срез по компании, общее количество дней, могу исправить и зарегистрировать неточности, ввести нового сотрудника или удалить уволившегося (я решила помещать их в архив, мало ли что)

Что изменилось в моей работе

Во‑первых, исчезли вопросы. «Сколько у меня осталось отпуска?» — раньше это прилетало раз пятнадцать в месяц. Сейчас люди смотрят сами. Ссылка в общем чате, два клика.

Во‑вторых, стали прозрачнее согласования, действительно ли можно планировать столько дней данному сотруднику. Сейчас у нас пятеро с отрицательным балансом — взяли больше, чем накопили. Но мы готовы пойти навстречу, так как баланс небольшой и быстро перекроется остальными месяцами. Раньше же мы могли попасть впросак: человек мог отгулять больше, чем требуется. В‑третьих, меньше споров. Когда человек сам видит цифру и понимает, откуда она — вопросов «почему так мало» почти не возникает. Можно просматривать частоту заявок и отправлять руководителям историю по предыдущим перерывам.

Самое главное, я перестала быть заложником «нам нужен разработчик» и ждать, когда у них появится время на общение со мной по автоматизации процесса. Конечно же на дальнейшем этапе внедрения не обошлось без коллег: нужно защитить персональные данные, сделать HTML файл полноценным сервисом, добавить базу данных, чтобы изменения сохранялись, протестировать это с реальными пользователями. Но сам прототип, поменять кнопочки, понять удобно это или нет, понять, что же мне не хватает в продукте — я смогла сделать самостоятельно, и считаю это уже маленькой победой.

Зачем я это рассказываю

Не для того, чтобы все срочно шли делать HTML‑файлы — возможно, это будет что‑то другое. А потому, что я вижу, как многие HR‑специалисты до сих пор живут с болью, которую можно снять за вечер, и совершенно не понимают, что при правильном подходе к своему ТЗ, они сами могут решить свои проблемы и реализовать идеи. Сейчас очень многие паблики говорят нам, что нужно использовать ИИ, но никто не говорит насколько он будет полезным инструментом не только в рекрутинге или аналитике, а сможет упростить процессы всем сотрудникам.

А главное, ИИ показал, как с помощью правильного подхода к инструменту можно сократить нежелательную операционку.