Пять оттенков PPM: почему идеальной системы для проектного офиса не существует

Системы управления ресурсами и экономикой проектов: обзор PSA- и PPM-платформ.

Посчитать себестоимость проекта в таблице несложно. Больше времени уходит на поддержание расчета: собирать часы, проверять ставки, учитывать замены сотрудников, обновлять оставшуюся работу и сводить данные по нескольким проектам. 

Я не один год провел с P&L в Google Sheets и Excel, и смертельно устал каждый месяц сверять все формулы, обновлять ставки и руками перепроверять каждую строчку.

Последней каплей стал бунт формул. Они перестали корректно работать, и мне пришлось руками пересчитывать затраты на всех исполнителей, чтобы убедиться в правильности. Трижды. 

Все в команде устали от этой табличной возни, и мы решили посмотреть в сторону систем управления проектами. 

Я отобрал пять штук на обзор и постарался разобраться, что к чему. Сравнил Timetta, «Первую Форму», ADVANTA, ELMA365 Проекты и Shtab. Потестил демо, насколько это было возможно, и изучил документацию. 

Общая задача для сравнения

За основу сравнения взял типичную ситуацию. 

Несколько проектов делят одну команду. Нужный специалист уже частично занят, поэтому часть работы приходится отдавать другому, более дорогому. 

Потом выясняется, что и времени на оставшиеся задачи понадобится больше.

Теперь надо понять, кто сможет доделать работу, не сорвутся ли сроки других проектов и сколько все это будет стоить. При этом хочется сохранить первоначальный расчет, чтобы потом увидеть, где и почему разошлись с планом.

От системы я хотел конкретной помощи: поменял исполнителя, внес часы, обновил оценку оставшейся работы — получил актуальные расчеты по загрузке и деньгам.

Сразу сравнение

В таблице — три шага из общей задачи: найти замену, получить фактическую стоимость работы и пересчитать проект после изменений.

А теперь о каждой поподробнее. 

Timetta

В Timetta проект можно посчитать еще до формирования точной команды. Задаем роль и квалификацию, закладываем часы и получаем предварительную стоимость команды. Для КП и планирования — самое то.

Если конкретного сотрудника еще не выбрали, то можно сделать расчет с универсальным ресурсом. Это условный специалист, для которого система берет стоимость часа из настроенной матрицы ставок.

Дальше создается запрос на ресурс. Помощник бронирования показывает подходящих сотрудников, сколько у них свободного времени и что уже забронировано. В доступности учитываются рабочие расписания, отпуска и другие согласованные отсутствия.

Стоимость часа сотрудника задается с датой, когда она начинает действовать. Если она изменилась посреди проекта, можно указать новое значение с нужного дня. Для отдельного проекта ставку можно переопределить.

Сотрудники вносят часы в табели, руководитель их согласовывает, после чего они попадают в фактические затраты. 

В финансовом отчете можно сравнить первоначальный план с тем, что получается сейчас. Для этого разделены план, текущая оценка, факт и прогноз.

Допустим, сотрудника заменили, а оставшиеся задачи переоценили. Обновляем состав команды и оставшуюся работу. Timetta соединяет фактические затраты до даты прогноза с новой оценкой будущих расходов и показывает, во сколько обойдется завершенный проект. 

Внутренняя стоимость сотрудника и тариф для клиента хранятся отдельно. При почасовой оплате согласованные оплачиваемые часы можно включать в счет. 

При фиксированной цене счета не привязаны к часам конкретного специалиста. Они выставляются либо на определенную дату, либо после завершения работы. Дополнительные часы увеличат затраты, но сумма для клиента сама от этого не вырастет. Для внутренних проектов есть учет без выручки: остаются загрузка, расходы и прогноз завершения. Финансовые показатели можно смотреть по группе проектов.

Отдельно считается утилизация сотрудников — какая доля учтенных часов приходится на оплачиваемую работу.

При переносе данных нужно заполнить ставки, расписания и справочники, определить права и порядок согласования часов. Часть данных можно получать через интеграцию с 1С, а для нестандартных правил понадобятся обработчики на C# и разработчик.

Первая Форма

В «Первой Форме» можно распределять ресурсы в календарном плане или выстроить отдельный процесс заявок на специалистов.

Во втором случае указываются сроки, загрузка и требования к квалификации. Заявка проходит согласование с теми, кто распоряжается временем сотрудника. На сводном графике видны пересечения и перегрузки.

Такой процесс бронирования может учитывать региональные праздники и сокращенные дни, получать ставки и квалификационные сведения из кадровой системы. При отсутствии подходящего сотрудника потребность сохраняется до подбора.

Для проектов с общими специалистами это убирает значительную часть переписки: кто нужен, на какой период, кто разрешил назначение и какие работы пересекаются.

При этом перегрузка может сохраняться с предупреждением. Система дает возможность принять исключение, если такой порядок заложен в настройках.

В календарном плане ресурсами могут быть сотрудники, должности, оборудование и помещения. Для них задаются стоимость и загрузка.

Есть планирование с ограничениями. Можно зафиксировать длительность, трудозатраты или сумму, после чего система пересчитает связанные параметры с учетом ресурсов.

Это сокращает ручное перебирание вариантов при замене сотрудника. Смотрите, как изменится план, если сохранить бюджет или срок. Полученный вариант нужно проверить на выполнимость.

Для сравнения вариантов есть базовые планы и версии. Согласованный план можно блокировать от редактирования.

По финансам есть связь договора с этапами и задачами. Из договора могут автоматически формироваться паспорта этапов со сроками, стоимостью и участниками. 

Плановые трудозатраты используются для расчета работ, фактические часы поступают из табелей штатных и внешних специалистов, затраты включаются в бюджет.

Убирается повторное заполнение одних условий в договоре, проекте и расчетной таблице. Но эта последовательность зависит от конфигурации: компания определяет, какие сведения переходят между объектами и как считается работа разных исполнителей.

Сводные ресурсные отчеты показывают свободные часы, одновременные бронирования и проекты сотрудника. Для поиска замены можно работать с общей картиной команды.

Плановые и фактические часы доступны через учет трудозатрат. Финансовая отчетность связывается с выбранной моделью проекта и договора.

Здесь важно разделять две операции. Пересчитать календарный план под бюджет — одна задача. Получить ожидаемую стоимость завершения с учетом факта и новой оценки остатка — другая.

ADVANTA

В ADVANTA сотрудникам назначаются работы и доля участия в них. Общая загрузка показывает, какие проекты одновременно претендуют на одного человека.

Можно изменить исполнителя, долю участия или сроки. При прежнем объеме работы уменьшение ежедневной загрузки увеличивает продолжительность. Последствия изменения остаются в календарном плане.

Для проектного офиса это сокращает работу по сведению отдельных расписаний. Конфликт рассматривается вместе с состоянием проектов.

После старта проекта сотрудники подают табели. Есть варианты согласования часов с руководителями проектов и подразделений. Выбранный маршрут должен соответствовать тому, кто подтверждает работу в компании.

Трудозатраты переводятся в деньги через ставки и бюджетную модель. Для фиксации ставки сотрудника в проекте есть отдельное решение: при назначении значение переносится из общего справочника в проектную запись.

Так можно убрать ручное копирование ставок и закрепить условия расчета для проекта.

Сохранение базового плана часов тоже настраивается отдельно. Оно дает точку сравнения после изменения назначений и трудозатрат.

Для прогноза итоговой стоимости предусмотрен расчет на основе текущих затрат и оставшейся работы. 

Портфель объединяет проекты, бюджеты, доходы, расходы и показатели состояния. При конфликте ресурсов можно учитывать сроки, финансовое положение и приоритеты проектов в общей системе.

Результат расчета можно вывести на финансовый дашборд вместе с планом и фактом. 

Интеграции строятся через программный интерфейс ADVANTA. Для обмена с учетным ПО нужно реализовать передачу конкретных объектов и показателей.

ELMA365 Проекты

В ELMA365 сотруднику задается дневная доступность, а в задаче — период привлечения и плановая загрузка. После публикации плана назначения попадают в общий учет загрузок.

Для фактической работы используются трудозатраты. В них есть подача и согласование часов, виды деятельности, ограничения дневного объема и лимиты по проектам.

Система напоминает согласующим о записях, по которым еще не принято решение.

План и факт можно анализировать по сотрудникам, работам и проектам. Для учета квалификации и особых правил назначения ресурсную модель расширяют под требования компании.

В решении «Управление стоимостью проектов» отдельно ведутся плановые и фактические доходы и расходы. Из них формируются сводные показатели и прибыль.

Базовая работа устроена так: добавляете расход, указываете сумму, статью и дату, обновляете показатели проекта. 

Чтобы согласованные часы создавали расход по ставке сотрудника, эту связь нужно настроить. Это же относится к обновлению итогов и расчету оставшейся стоимости. После автоматизации операции могут выполняться по событию, но правила должна получить сама конфигурация.

Готовая проектная конфигурация включает портфели, ресурсы, бюджеты и отчеты. Основной объем настройки возникает в связях между ними и корпоративными данными.

Через программный интерфейс приложений можно получать и изменять записи из внешних систем. Это основа для передачи ставок и финансовых операций. Состав обмена и обработку исправлений нужно реализовать в интеграции.

Shtab

В Shtab можно задать оценку задачи по сотрудникам или оставить ее без исполнителя. Доступны часы, деньги и другие единицы измерения.

Факт собирается через трекер времени или ручной ввод с привязкой к задаче. Сводный отчет показывает плановые и фактические часы, отклонения и данные по исполнителям.

Это сокращает сбор отчетов о работе: доступны записи по задачам и сотрудникам, их можно группировать и выгружать.

На основе часовой ставки рассчитывается стоимость учтенного времени. Видны суммы по задачам, людям и проектам, отдельно ведутся выплаты. 

В Shtab есть доходы и расходы, план-факт бюджета и финансовые показатели проектов. К стоимости учтенного времени можно добавлять остальные операции. 

Перед настройкой нужно определить, какие суммы считаются расходами, доходами и бюджетными лимитами.

Портфель показывает связанные проекты, сроки, статусы и прогресс. Его удобно использовать для общего обзора.

Процент выполнения проекта считается по завершенным карточкам. Для финансового решения этого мало.

Что проверить на демонстрации

Демо лучше всего тестируйте сразу с командой. Да, это заморочено, но так вы реально попробуете все функции. Потому что не у всех систем есть возможность создать теоретические проекты без реальных сотрудников. 

Все системы работают по своим правилам, поэтому лучше прогонять ваши реальные сценарии. Демо делятся на три основных вида: 

1. Сходить на созвон с демонстрацией

2. Посмотреть преднастроенный вариант и просто потыкать систему

3. Получить доступ на 14 дней для реального теста со своей командой

Третий вариант предлагают Timetta, ELMA365 и Shtab. За этот срок можно понять, нравится ли вам или чего-то сильно не хватает/бесит. 

Что хорошо, где есть нюансы и кому подойдет

Timetta

Главное преимущество — готовая связь ресурсов и денег. Стоит смотреть руководителям, которым нужно управлять общей командой и одновременно следить за экономикой проектов.

Timetta требует аккуратного учета. Ставки, расписания, отсутствия, табели и оценку оставшейся работы нужно держать в порядке. 

Подойдет проектным компаниям, где люди — основной ресурс.

«Первая Форма» 

Больше подходит компаниям со своими правилами бронирования и согласования. Ресурсное планирование можно связать с договорами, этапами и бюджетами, причем ресурсами могут быть сотрудники, оборудование и помещения.

Что получится в итоге, сильно зависит от конфигурации. 

ADVANTA 

Сильное место — общая картина портфеля. Если три проекта претендуют на одного специалиста, рядом видны сроки, бюджеты и приоритеты каждого. 

Финансовую модель придется настраивать отдельно. Ставки, базовый план и прогноз итоговой стоимости собираются под правила компании. В общем, вариант для сурового проектного офиса. Ради пары небольших проектов такая система будет тяжеловата.

«ELMA365 Проекты»

Рассчитана на долгие внутренние маршруты. Часы проходят согласование, изменение бюджета уходит руководителям, данные передаются финансовому отделу. Чем больше участников и обязательных шагов, тем заметнее польза. Сами загрузки, трудозатраты, доходы и расходы в системе есть. Связь между ними настраивается под компанию. 

ELMA365 логичнее смотрится в крупных организациях, где много времени уходит на письма, напоминания и передачу данных между отделами.

Shtab

Самый простой вариант из подборки. Поставили задачу, оценили, назначили исполнителя, получили плановые и фактические часы, стоимость и отклонения. 

Глубокого ресурсного планирования тут нет. Shtab скорее помогает контролировать факты.

Подойдет небольшим командам, где руководитель сам распределяет людей, а системе нужно только грамотно посчитать и удобно показать.